Lors de nos missions d’AMO achat auprès des bailleurs, nous constatons des retours unanimes : d’un côté, des achats qui se complexifient et demandent davantage de temps et de compétences ; de l’autre, une fonction achat qui monte en stratégie, sous la double impulsion d’un impératif de maitrise des coûts et de la nécessité de mieux répondre aux besoins des métiers.
Un exemple récent de ce que cela peut produire : en pleine élaboration du DCE, le bailleur s’interroge subitement sur le périmètre d’allotissement de son marché et ajuste dans l’urgence certaines clauses… trop tard. Il se rend compte à l’ouverture des plis que le nombre d’offres est trop peu conséquent et se voit contraint d’avancer par défaut avec des prestataires insatisfaisants.
Le constat n’est pas neuf mais s’intensifie nettement. Alors comment s’adapter ? Quels conseils pour bien cadrer et terminer sa consultation ? Quel accompagnement possible par Aatiko ?
Comment s’adapter ?
Pour s’adapter, les organismes jonglent …
… entre plusieurs organisations possibles – qui cohabitent souvent :
- professionnaliser la fonction achat par le recrutement d’un acheteur, positionné dans un rôle de pivot inter-directions et en charge de piloter tous les achats à réaliser ;
- confier à chaque direction ses propres achats et organiser – tant bien que mal – la montée en compétences et la charge de travail des collaborateurs en charge de la relance des marchés ;
- externaliser à un cabinet tiers, en charge de porter tout ou partie de l’acte d’achat : groupes de travail de définition des besoins, sourcing, rédaction du DCE, animation de la consultation et analyse, attribution en CAO… le tout sous un format de co-pilotage avec le chef de projet interne à l’organisme ;
- mutualiser les consultations avec d’autres organismes, soit de façon durable au sein des SdC (les achats étant une compétence obligatoire), soit ponctuellement selon les thématiques (les AR-Ush étant souvent à la manœuvre dans ce cas).
… entre différents formats d’achat, variant selon l’urgence du besoin et la capacité du marché à déjà y répondre. Aux côtés des consultations « classiques » (AO ouvert), d’autres formes d’achat montent ainsi en puissance :
- les accords-cadres multi-attributaires, permettant de disposer durablement (4 ans généralement) d’un « vivier » de prestataires compétents, disponibles et à même de répondre rapidement quand le besoin émerge ;
- les plateformes d’achat (Ugap, Centralis…), coûteuses mais permettant de gagner du temps et de s’appuyer sur un sourcing large de prestations et de prestataires ;
- les achats en direct, sous les seuils de publication, via une procédure plus ou moins formalisée.
Quelle que soit l’organisation adoptée, nous constatons que les collaborateurs (re)lancent fréquemment les consultations en mode « copier-coller », c’est-à-dire sans prendre le temps d’un bilan de la consultation précédente et sans requestionner le besoin et le marché. Tout acheteur / collaborateur en charge de (re)lancer un marché a déjà ressenti cette sensation désagréable d’être pris dans l’étau d’une machine à laver dont le cycle est long et intensif.
Au-delà d’être inconfortables pour tout le monde, ces pratiques sont surtout coûteuses pour l’organisme :
- coûteuses en énergie pour le(s) collaborateur(s) en question, qui sont usés,
- coûteuses pour les finances, car la consultation est bouclée et « bâclée » pour tenir les délais,
- coûteuses pour les « clients finaux » : collaborateurs de l’organisme ou locataires,
- et enfin, peuvent même impacter négativement l’image de l’organisme, dont les demandes et prétentions sont jugées inadaptées au regard du marché et de ses capacités à faire.
Quels conseils pour bien cadrer et terminer sa consultation ?
Prendre le temps en amont
La phase d’actualisation du DCE reste, à notre sens, le cœur du réacteur : car le DCE et notamment ses pièces techniques et administratives vont régir le marché pour de longues années. En revanche, il nous semble essentiel, en amont, de prendre le temps :
- le temps d’organiser des feedbacks entre rédacteur et utilisateurs du marché, et ainsi de faire émerger les réussites comme les échecs, et de prioriser les réflexions à mener. Par exemple : 1) organiser un temps collectif entre responsables d’agence avec proposition d’amélioration, puis 2) remonter l’échelon au directeur de la clientèle ;
- le temps d’organiser un sourcing du marché pour comprendre son évolution : en 4 ans, le marché a le temps de se retourner 2 fois, et les prestataires de changer leur fusil d’épaule et leur manière de faire. Par exemple : identification du maillage des fournisseurs par l’acquisition de bases de données fournisseurs selon leur secteur d’activité, et traitement de ces données pour en ressortir une cartographie ;
- le temps de faire parler de son organisme sur son territoire d’intervention pour favoriser les arbitrages en sa faveur. Par exemple : organiser des temps d’échange entre votre organisme et certaines filières, plus particulièrement la filière du bâtiment, très sollicitée (à date) et dont les actions de communication d’AO sont particulièrement nécessaires pour faire face aux enjeux de construction et de rénovation massives.
Ne pas céder à la tentation du copier-coller
Vous connaissez évidemment tous les enjeux de rédaction de pièces techniques et administratives, réellement stratégiques pour le lancement d’une consultation. L’enjeu réside désormais dans la bonne formulation des clauses. Il convient de prendre suffisamment de temps pour les adapter et les faire évoluer, afin de les faire correspondre aux attentes (nouvelles) de l’organisme et de son futur titulaire ! Ne l’oublions pas, la relation se doit d’être gagnant-gagnant.
Nouer un partenariat solide
La date d’attribution ne marque pas la fin mais bien le début de l’aventure. Et c’est à ce moment précis que se construit, à notre sens, la relation contractuelle et partenariale, en adoptant ces bonnes pratiques :
- faire de l’attributaire un véritable partenaire, pour l’embarquer dans la durée et le fidéliser (notamment sur des marchés en pénurie de main d’œuvre) ;
- animer des temps de vérification des prestations contractuelles : savoir actionner le levier pénalité après prévenance, ni trop tôt ni trop tard, pour éviter des dérives dont le rattrapage peut être long et fastidieux.
Ce temps de pilotage et d’évaluation post-attribution est le deuxième parent pauvre. Une fois le marché renouvelé et partagé en interne à son lancement, il est souvent mis au placard et peu piloté. Or, tout l’enjeu réside selon nous dans ce moment précis.
Le pôle achats d’Aatiko vous accompagne
Nous accompagnons depuis plus de 10 ans de nombreux organismes dans le renouvellement de leur marché public. Chaque année, nous vous aidons à sécuriser plusieurs millions d’euros d’achat, et ainsi :
- nous avons acquis et éprouvé les compétences d’un bon acheteur : être à l’écoute et faire le lien entre l’ensemble des parties, aux intérêts parfois divergents (le porteur du besoin, le décideur, le garant du respect du cadre de la commande publique) ; être apporteur de solutions concrètes et compatibles avec le CMP ; formaliser des documents sécures et adaptés à chacun des publics ;
- nous avons structuré au fil de l’eau une boîte à outils, à même de vous apporter des retours d’expérience et des modèles de pièces éprouvés (procédures d’achat, pièces marchés, grille et rapport d’analyse…)
Notre accompagnement permet ainsi de :
- sécuriser la bonne passation d’un marché complexe
- organiser un transfert de compétences et vous faire gagner en autonomie pour vos prochains achats.
Nos axes d’intervention, couvrant l’ensemble du spectre et ne se limitant pas au triptyque “DCE / analyser / attribuer”
Envie d’en savoir plus sur la structuration et l’évolution de votre stratégie et organisation achats ? Consultez notre billet d’humeur dédié à ce sujet.
Les natures d’achats sur lesquelles nous intervenons régulièrement
Envie d’en savoir plus sur les achats “systèmes d’information” ? Consultez notre billet d’humeur dédié à ce sujet.
Ils nous ont fait confiance : quelques exemples de missions
Société d’HLM Ozanam : Nous accompagnons depuis 2021 la société d’HLM Ozanam, membre du groupe Action Logement, dans le renouvellement de son marché de remise en état de logements et d’entretien courant. Ce marché a débuté par la réalisation d’un bilan par les responsables d’agence, la préconisation d’actions correctives et l’adaptation du DCE. Le marché du BTP étant en forte tension, certains lots ont été rendus infructueux et notre cabinet a été sollicité pour la relance et l’analyse d’offres successives.
Nous avons accompagné Immobilière 3F dans l’analyse de près de 230 offres d’entretien ménager (une entreprise ayant candidaté sur 10 lots est considérée comme ayant présenté 10 offres) : décorticage de chaque prix et formulation de questions-réponses, analyse technique lot par lot (notamment pour les moyens humains), mise en dynamique de l’attribution avec les règles de limitation des lots.
Nous accompagnons également, et depuis plus de 5 ans pour certains : Mancelle d’Habitation et Touraine Logement, Harmonie Habitat, Antin Résidences, Norévie…
On en parle ?
Carl ABBOUD
Manager du pôle achats
c.abboud[at]aatiko.fr – 06 35 54 69 96
Paul MILOT
Alternant achats
p.milot[at]aatiko.fr – 06 33 85 19 14