Comment redonner du souffle à la régularisation de charges

Comme chaque année, le mois d’avril coïncide avec l’arrivée du printemps. Mais pour nombre de bailleurs, il résonne aussi comme le retour de la régularisation de charges : tâche qui, il faut bien l’avouer, relève bien souvent du pensum.

En effet, ce processus manque singulièrement d’attrait, au vu notamment des difficultés qu’il engendre :

  une dimension règlementaire forte, qui nécessite de se tenir informé des dernières évolutions de la loi et des jurisprudences,
  un processus administratif, parfois déconnecté du terrain qui génère peu de motivation auprès des équipes,
  un processus passé à la loupe par les amicales de locataires, ces dernières étant d’autant plus attentives que le poids des charges s’accroit ces dernières années,
  une activité qui repose souvent sur un nombre restreint de collaborateurs , d’où un goulot d’étranglement pénalisant le bon respect des délais.

Bref, un processus connoté négativement, alors même que sa bonne exécution est indispensable à la santé financière et à l’image de marque des bailleurs.

 Comment donner du souffle à la régularisation de charges ? 

Vos enjeux sur la régularisation des charges récupérables ?

Enjeu n°1 : les enjeux liés à la qualité du processus se traduisent par :

Comment valider l’image du bailleur et la confiance des locataires à travers la régularisation des charges ?
Comment assurer la récupération optimale des sommes récupérables engagées pour le compte des locataires ?
Comment simplifier les règles de régularisation (surfaces utilisées, rubriques de provisions et de charges) pour améliorer la transparence du processus ?
Quelles évolutions de la réglementation respecter ?
Comment tenir compte de l’impact du processus « charges » sur les autres métiers (contentieux, taux d’effort, plan de programmation énergétiques) ?

Enjeu n°2 : les enjeux liés à l’analyse des résultats de la régularisation posent des axes de réflexion encore très peu activés par les bailleurs :

Quel est le poids des différents postes de charges (chauffage, nettoyage et ordures ménagères, ascenseurs, fluides, …) ? 
Comment peut-on contenir l’accroissement des charges ?
Comment maîtriser les charges pour contenir le niveau de la quittance et limiter le risque d’impayés ?
Comment suivre les aléas tout au long de l’année (climat, coût du fuel, …) pour éviter d’avoir des régularisations de charges fortement débitrices ?
Quelles sont les pistes de réflexion à creuser et à engager en priorité ?

Quelles sont les actions sur lesquelles nous pouvons vous assister ?

Nous sommes à même de vous accompagner dans les actions suivantes :

  Réfléchir sur les possibilités de réduction de la part des charges dans la quittance :

Elaboration d’une campagne de communication à l’attention de vos locataires sur les conséquences de leur usage de leur logement et de leur immeuble,
Analyse de la chaîne de valeur avec vos fournisseurs quant à la propreté, aux ordures ménagères, à la gestion des encombrants, …

  Analyser votre processus ‘régularisation de charges’, sous l’angle de l’organisme fantôme :

L’organisme fantôme correspond à la part administrative du travail de vos équipes, part qui ne représente pas de réelle utilité ou de réelle valeur ajoutée. Il s’agit souvent de tâches menées par habitude, confort ou réflexe.

  Minimiser le délai entre la fin de l’exercice et l’envoi de l’avis de régularisation,

  Conduire un audit pour s’assurer que l’ensemble des dépenses refacturables l’ont bien été,

  Analyser votre processus sous l’angle du respect des règles de récupérations de charges : fiabilité du système d’information, fiabilité des affectations, respect des règlementations, …

   … 

Fermer le menu