La PMO : une réponse pour sécuriser la conduite de vos projets

Votre organisation a la volonté de porter une nouvelle vision et/ou de nouvelles orientations ? Votre comité de direction souhaite mettre en place un projet d’entreprise dans les plus brefs délais mais vos équipes sont chargées ? En bref, votre projet mobilise plusieurs directions et acteurs et s’articule autour de plusieurs chantiers, ce qui le rend complexe et difficile à piloter ?

Dans ce contexte, il va devenir délicat de coordonner et de séquencer les travaux entre une multitude d’acteurs et une charge de travail importante… Si vous manquez de visibilité et ressentez le besoin d’une assistance opérationnelle capable de sécuriser le pilotage de votre projet, que vous recherchez un appui méthodologique pour coordonner votre projet et lui donner du rythme pour une livraison dans les temps impartis, vous pourriez être intéressés par la PMO !

Extrait et (très) librement traduit du site internet DILBERT ©

Mais qu’est-ce que la PMO ? La gestion de projet !

PMO ou « Project Management Office » est un terme anglo-saxon que l’on pourrait traduire par “Bureau de gestion de projets”. Il s’agit d’une entité chargée de la coordination et la centralisation de la conduite d’un ou de plusieurs projets d’une entreprise. Ce n’est pas seulement une de ces nouvelles notions à la mode ! La fonction PMO a su démontrer à travers les expériences une vraie valeur ajoutée dans les environnements projets les plus complexes.

Il ne s’agit pas uniquement du suivi de la mise en œuvre d’un plan d’action ! Bien plus qu’une simple coordination de l’exécution d’un projet, le PMO assure un rôle beaucoup plus transversal et intervient sur toutes les phases de projet, depuis le cadrage jusqu’à la clôture.

Première phase, le cadrage stratégique

Que ce soit un projet d’organisation de la proximité ou bien un projet stratégique de diversification des activités, tout projet s’inscrit dans une stratégie globale du bailleur. Il est donc important de prendre connaissance des orientations stratégiques de l’organisation, afin d’aligner le projet et ses composantes avec celles-ci, et d’identifier les priorités et les points d’attention à prendre en compte dans la phase de planification.

Deuxième phase, la planification

Un projet réussi sous la triple contrainte « périmètre, temps et coût », ce n’est pas sorcier. Il faut le planifier :

• Périmètre: « celui qui n’a pas d’objectifs ne risque pas de les atteindre ». Afin d’éviter les écarts, il est important de définir clairement les objectifs que l’on cherche à atteindre et de les rappeler régulièrement à l’équipe tout au long de la vie du projet et en cas d’évolution.
• Temps: après avoir défini clairement les objectifs à atteindre, nous les déclinons en jalons qui serviront de marqueurs pour la définition d’un calendrier de mise en œuvre. Ce calendrier doit être réaliste en tenant compte des moyens mis à disposition pour la réalisation du projet.
• Coût: c’est un des leviers sensibles et déterminants dans la réussite d’un projet, il s’agit d’une étude minutieuse des ressources personnelles ou matérielles nécessaires pour l’atteinte des objectifs fixés dans le respect du calendrier défini.

La planification ne se limite donc pas à la définition d’un calendrier et l’établissement d’un budget pour le projet, le PMO est également garant de l’adéquation et de l’adaptation des méthodes de travail et des outils de gestion de projet aux différentes phases et personnes impliquées dans le projet.

Troisième phase, le pilotage de la mise en œuvre

Le PMO accompagne le déploiement opérationnel du projet. Il intervient en appui à sa réalisation et dispose ainsi d’une vue d’ensemble de tous les travaux et chantiers en cours dans le cadre du projet. Il suit de près l’avancement vers les objectifs fixés tout en veillant au respect des ressources planifiées.

Le PMO centralise et veille à ce que toutes les informations du projet soient à jour. Il organise les instances de gouvernance et partage les données nécessaires à la prise de décision. Il assure également la communication projet sur ses différents niveaux :

• La communication et les interactions entre les différentes parties prenantes ;
• Les informations pertinentes à remonter aux instances de gouvernance ;
• La communication externe régulière permettant de valoriser les travaux réalisés dans le cadre du projet et de gagner en visibilité.

Quatrième phase, la clôture et bilan

La clôture est un moment-clé dans la vie d’un projet, une réelle opportunité pour tirer profit des réalisations et capitaliser sur l’ensemble de l’apprentissage fait au cours de ce projet. Il est donc important de prendre le temps de clôturer officiellement le projet et faire le bilan des travaux réalisés avec un feedback à l’ensemble des parties prenantes. Ce processus inclut :

• La livraison et la confirmation de la réception des produits/livrables/projets par les sponsors du projet ;
• La vérification de la mise en place opérationnelle et du bon fonctionnement du produit/livrable/projet ;
• La consolidation et la passation des données et productions du projet dans le cadre d’un dispositif de gestion de la connaissance ;
• L’élaboration d’un bilan projet à travers l’identification des leçons apprises et la présentation d’un retour d’expérience à l’ensemble des parties prenantes ;
• La réalisation d’une enquête de satisfaction permettant de mesurer la performance de la gestion du projet et d’identifier les pistes d’amélioration ;
• La réalisation d’un audit à moyen terme permettant d’évaluer la réussite du projet.

Dans quels cas est-il pertinent d’avoir recours à la PMO ?

Véritable pilier d’une gestion de projet réussie, le PMO intervient sur des projets à périmètres relativement larges et diversifiés. Nous avons identifié trois critères permettant d’apprécier le besoin du bailleur de se faire accompagner par un PMO :

Maturité de la gestion de projet dans l’organisme

Une nouvelle réglementation, une nouvelle technologie ou encore une ambition interne de croissance. Les organismes HLM sont constamment amenés à lancer des projets de transformation à impact plus ou moins important. Face à ces projets, vous remarquez que vos équipes se bousculent, les coûts du projet deviennent de plus en plus problématiques, vous ne maitrisez plus le planning ni le flux d’information. Il est peut-être temps de faire appel à la PMO.

Projets stratégiques à forts enjeux

Vous répondez à une nouvelle politique ou à une commande publique ? Votre projet porte sur une nouvelle orientation stratégique (diversification, fusion, développement, etc.) ? Votre projet impacte fortement les personnes, l’organisation, les outils ou les processus de travail ? Ce sont des projets à forts enjeux, que vous souhaitez mettre en œuvre de manière sûre et sécurisée ? L’expérience a montré que le fait de disposer d’un PMO permet une meilleure atteinte des objectifs dans le respect des contraintes en matière de temps, de coûts et de ressources.

Projets complexes

Une étude réalisée par le PMI (Project Management Institute) identifie les caractéristiques qui définissent le mieux la complexité des projets : parties prenantes multiples, ambiguïté des caractéristiques, ressources, phases et autres éléments du projet, influences politiques/d’autorités considérables, etc. S’ajoutent à ceci la transversalité, la variété des thématiques et la multitude des chantiers.

Cette multiplication d’acteurs, de sujets et de contraintes constitue un élément bloquant pour la circulation de l’information dans l’organisme et le bon déroulement de vos projets. Le PMO assure la centralisation, la consolidation et la diffusion équitable de l’information sur l’ensemble de vos équipes. Il orchestre les travaux des différents chantiers dans le respect des objectifs fixés et assure le lien entre les différents sujets en cours.

Pourquoi les bailleurs ont besoin de PMO ? Pourquoi aujourd’hui plus que hier ?

« Naviguer en incertitude » :nous vous en parlions dans notre dernier mailing portant sur les attributions de logement. Vous, acteurs du logement social, êtes confrontés depuis plusieurs années à un véritable océan d’évolutions. Celles-ci sont d’ordre règlementaire, stratégique, organisationnel ou encore numérique et font naître chez vous des problématiques de toutes sortes :

• Dynamique de regroupement,
• Digitalisation croissante,
• Réflexions de diversification,
• Problématiques d’efficience ou de transformation.

Autant de sujets qui se croisent et de réflexions menées en parallèle venant s’ajouter aux activités quotidiennes des collaborateurs. C’est pourquoi la nécessité de renforcer la gestion de projet à travers la mise en place de la PMO est grandissante ! C’est d’autant plus vrai aujourd’hui que les sociétés de coordination, que vous constituez probablement, sont en majorité créées. Vous cherchez alors maintenant à déployer leur mise en œuvre opérationnelle de manière à capitaliser sur vos synergies et à articuler les divers sujets cités précédemment. Et ça, les instances publiques l’ont bien compris ! Elles proposent, à ce titre, des financements ad hoc vous permettant de vous doter de moyens dans la mise en œuvre de vos sociétés de coordination.
Des moyens financés conjugués à de la PMO : voici un cocktail explosif vous garantissant la mise en œuvre opérationnelle de vos sociétés de coordination !

Pourquoi avoir recours à nous ?

Nos convictions en termes de gestion de projet

Chez Aatiko Conseils, nous avons la certitude que tous les projets ont besoin d’une méthode de conduite de projets, qui se doit d’être sur-mesure et adaptée à leur contexte. Nous pensons qu’en parallèle de cet aspect méthodologique, il est important de s’interroger sur la question du pilotage. Pour répondre à ces convictions, l’enjeu est de trouver l’outil adéquat, adapté aussi bien au contexte du projet qu’à la culture de votre entreprise et aux particularités de vos équipes.

Notre posture – notre expertise – notre positionnement

Grâce à notre posture de facilitateur revisitant l’organisation du travail, nous nous servons de la PMO de manière à vous proposer une méthodologie permettant de traiter vos axes de travail (particuliers ou transversaux) et une structuration de la réflexion autour de vos différents sujets en s’appuyant notamment sur notre expertise métier.
Nous veillons particulièrement à la montée en compétence de vos équipes grâce à un transfert de connaissance et à la mise à disposition d’outils adaptés.
Nous sommes convaincus que les compétences que nous avons développées en réalisant ce type de missions nous positionnent d’emblée comme experts du sujet. Cette expertise se conjugue avec notre connaissance fine du secteur du logement social, ce qui témoigne de notre légitimité.
Notre positionnement en tant que PMO externe nous épargne l’influence potentielle des jeux d’acteurs et des rapports de pouvoir internes à l’entreprise. Ainsi, nous sécurisons vos projets en assurant leur mise en œuvre dans le respect des temps et en favorisant l’émergence des idées les plus innovantes.

Pour chaque étape de votre projet, nous vous proposons des outils universels éprouvés que nous adapterons à votre contexte et à vos équipes. Nous sommes également en mesure de concevoir des outils personnalisés permettant de répondre de manière précise à vos besoins les plus particuliers.

Notre Kit PMO :

Nos PMO disposent d’une large palette d’outils spécifiques à chaque phase du projet :

• Outils de cadrage : Cahier des charges, notes de cadrage, planification des budgets et des jalons, plans d’actions, modèle A3, etc.
• Outils de conduite de projet : Organisation d’ateliers de travail, séminaires, séances d’arbitrage, dispositif de conduite du changement, etc.
• Outils d’animation (ateliers, réunions, instances de gouvernance): Ice Breakers, Board Klaxoon, Design Thinking, méthodes pour faciliter la priorisation, la prise de décision et la participation du plus grand nombre
• Outils de restitution : Cadre commun de restitution.
• Outils de pilotage de la performance : Tableaux de bords, Reporting global, planning, Flash Report, feuille de route,
• Outils de clôture et de restitution : Bilan du projet, Fiches de retour d’expérience, etc.

Références :

1001 Vies habitat : Accompagnement PMO du projet Senior

Conscient des enjeux sociologiques et démographiques liés au vieillissement de la population, le groupe 1001 Vies Habitat a décidé d’opérer une transformation profonde de sa relation au grand âge, et d’engager une réflexion de fond pour accompagner les seniors dans leur trajectoire de vie.

Notre mission d’accompagnement PMO du projet a permis de mettre en place une méthodologie appropriée permettant une exécution efficace du projet, d’assurer une bonne gouvernance à travers la mise en place d’instances structurées, de faciliter la communication et les interactions entre les différentes parties prenantes et enfin de rédiger une politique Senior Groupe à orientation aussi bien stratégique qu’opérationnelle.

Evoléa & Allier Habitat : Accompagnement à la mise en œuvre de la Société de Coordination « TéHa »

Dans la cadre de la mise en place de la société de coordination et dans la continuité de la rédaction du projet d’entreprise de TéHa, les deux organismes ont souhaité mettre en œuvre des actions concrètes par une démarche collaborative impliquant leurs équipes. L’ambition de TéHa est d’engager des actions structurantes portant sur diverses thématiques de leur métier. Mais cette volonté conjuguée à une période d’importante charge de travail complexifiait la tâche, d’autant plus que les acteurs concernés étaient nombreux, dans deux structures différentes et répartis sur différents chantiers.

De manière à sécuriser le projet, nous leur avons donc proposé une méthodologie et des outils d’animation et de pilotage issus de la PMO, que nous avons adaptés à leur contexte et enjeux.