La création de syndic, mode passagère ?

– Il y a eu une panne d’ascenseur au 106 Maupassant hier ?
– Oui, grosse galère avec l’ascenseur, mais on a fait intervenir l’entreprise super rapidement et tout est réglé. Qualité de service au rendez-vous !
– … ok, mais tu sais que c’est en copro et que les interventions sur les ascenseurs, ce n’est pas sur notre contrat… Il aurait fallu mobiliser le syndic…
– Ah bon ? et lequel ? le nôtre ?

La culture copropriété n’est pas encore franchement diffusée au sein de nombreux organismes. Pourtant, les organismes HLM de plus en plus impliqués dans des copropriétés ont engagé depuis plusieurs années leur mue pour adapter leur organisation à cet écosystème complexe, notamment à travers la création d’une activité de syndic. 160… c’est le nombre d’organismes HLM proposant une activité de syndic, soit plus de 20% d’entre eux. Et cette activité semble se développer au sein du secteur, mais faut-il suivre la tendance de la saison ?   

Extrait et (très) librement traduit du site internet DILBERT ©

 Copropriété et gestion de syndic, un enjeu majeur ou enjeu de second plan pour le secteur HLM ? 

Quelle que soit la réponse à cette question, elle mérite d’être posée ! Les organismes HLM sur le territoire national sont confrontés à un bouleversement majeur du contexte de gestion de leur patrimoine, à travers le développement important du parc en copropriété. Pour certains bailleurs, cette part peut représenter jusqu’à 60% de leurs logements. Ce parc, issu du développement de la vente HLM, des acquisitions en VEFA (représentant près de 50% de la production de LLS en Ile-de-France, par exemple) et de la construction de programmes mixtes locatifs/accession, représente pour les bailleurs une complexité de gestion supplémentaire.

Pour l’ensemble des 700 organismes HLM, l’activité de gestion de logements sociaux en copropriété fait l’objet d’évolutions de plus en plus importantes au sein d’une part importante d’organismes :
Cette activité est davantage intégrée à la gestion classique qui s’adapte à ses spécificités :

Copropriétaire, l’organisme HLM ne gère plus les espaces et les équipements communs. Soumises au rythme de décision annuel de la copropriété, les décisions sont prises en concertation avec l’ensemble des copropriétaires.
Les processus classiques sont adaptés au fonctionnement de la copropriété, notamment la régularisation des charges et la gestion des réclamations.
La communication ne peut plus être réalisée au sein des parties communes et doit être individualisée.
Etc…
L’activité de gestion de logements sociaux en copropriété nécessite une articulation avec les acteurs de la copropriété, dont le syndic.

160 d’entre eux ont donc sauté le pas en développant une activité de syndic à part entière… avec plus ou moins de réussite.
Cette activité a été souvent développée pour répondre à des enjeux habitat du territoire et des collectivités auxquels peu d’opérateurs (voire aucun) étaient en mesure de répondre de manière adaptée (en intervenant sur des sujets de copropriété dégradée, en sécurisant la création de copropriété à travers la vente HLM…). Caractérisé par des activités traditionnelles de syndic, le syndic développé par les organismes HLM cherche souvent à proposer une approche en cohérence avec leur objet social :
Des modalités sociales d’exercice des missions :
Un renforcement de l’accompagnement accédant ;

L’accompagnement à la maîtrise des charges ;
Le recouvrement des charges et la mobilisation des ressources et dispositifs d’aide  appropriés
L’accompagnement social ;
Le montage d’opération dans le cadre d’OPAH…
Une diversification des activités (actions de formation, montage immobilier, transaction…) ;
La recherche d’un haut niveau de qualité de service pouvant répondre aux exigences de la labellisation Quali SR – permettant d’asseoir l’image de syndic solidaire ;
Etc…

Parfois créée par opportunité sans inscrire cette activité à long terme au sein de la stratégie de l’entreprise (certaines activités de syndic, après avoir été créées, ont d’ailleurs été abandonnées), l’offre de syndic, appelée souvent syndic social, est hétérogène, mais un mouvement de structuration s’est indéniablement mis en route. 

Chez Aatiko, nous sommes convaincus que la copropriété est un enjeu de premier plan, que les réflexions sur la création de syndic ne constituent pas une mode passagère et que les organismes HLM, professionnels de l’habitat dans sa diversité – forts de leur expérience, de leurs équipes, de leur organisation et de leur connaissance des territoires – font, et feront encore davantage partie demain, des acteurs de premier plan de la copropriété.

Alors si on se dit que demain, il faut s’y mettre, voici quelques réflexions clés à avoir en tête !

 4 convictions (non exhaustives !) 

Conviction 1 : L’activité de syndic social/solidaire n’a pas de signification juridique 
On parle beaucoup de syndic social ou solidaire, mais l’appellation syndic n’a pas de signification juridique. Les syndics issus d’organismes HLM doivent se conformer à la règlementation imposée par le CCH, ainsi que par le droit de la copropriété. Le syndic peut toutefois manifester son caractère solidaire en utilisant les marges de manœuvre identifiées en matière de prestations au bénéfice des copropriétaires tout en n’intervenant que dans les cas autorisés par le CCH.

Si les compétences des syndics des organismes HLM sont encadrées par le CCH et le droit de la copropriété…
Le droit de la copropriété encadre strictement les missions, les prérogatives et les prestations des syndics, quelle que soit la personne qui exerce cette fonction. Peu importe que celle-ci soit un organisme HLM ou non.
C’est le CCH qui attribue aux OPH et aux SA HLM la compétence d’exercer la fonction de syndic et qui précise dans quels cas ils peuvent l’exercer. A la différence des syndics privés, les OPH et les SA HLM ne sont autorisés à exercer la fonction de syndic que dans un nombre limité de cas.

La fonction sociale des syndics peut s’exercer dans les modalités d’exercice et choix des activités permises par le droit de la copropriété. En effet, le droit de la copropriété laisse une certaine marge de manœuvre aux syndics, notamment en matière de prestations et plus particulièrement :
Dans le choix des prestations : prestations optionnelles forfaitaires, prestations optionnelles hors forfait,
Dans l’exercice des prestations : horaires relatifs à l’accueil, accompagnement des primo-accédants, gestion des impayés,
Dans la facturation des prestations : liberté dans la fixation du prix et des modalités de rémunération.

Conviction 2 : L’activité de syndic social se positionne en complémentarité de l’écosystème traditionnel 
L’univers concurrentiel des syndics est complexe et fait de multiples acteurs, grands et petits.  Lors de missions précédentes, nous avons développé la conviction que le champ d’intervention des bailleurs ne doit pas être pensé de manière concurrentielle avec les acteurs traditionnels, mais bien en complémentarité avec ces derniers au regard des nouveaux enjeux des territoires (fragilisation sociale des copropriétés, favorisation et accompagnement de l’accession à la propriété des ménages les plus modestes, etc.). C’est la principale attente des collectivités et c’est une condition du positionnement adapté des opérateurs HLM.

Conviction 3 : L’activité peut revêtir des réalités organisationnelles plurielles, mais s’appuie toujours sur les compétences des organismes HLM
Il n’y a pas 50 modèles d’organisation, cependant des choix organisationnels doivent être faits pour rendre l’organisation soutenable, opérante et en capacité de délivrer une bonne qualité de service.
La plupart des syndics ont fait le choix d’un premier modèle articulé autour de trinômes gestionnaire – comptable – assistant administratif. Chaque trinôme dispose d’un portefeuille commun de copropriétés en gestion.
Les rôles et responsabilités de chacun des membres du trinôme gestionnaire sont définis de manière claire. Le gestionnaire est déchargé d’une grande partie des tâches administratives et comptables relatives aux copropriétés de son portefeuille.
Dans le deuxième modèle organisationnel, chaque gestionnaire dispose de son propre portefeuille de copropriétés en gestion.
Le gestionnaire assure également la gestion comptable et administrative des copropriétés de son portefeuille. Il a à disposition une équipe d’experts en back-office (comptable, juriste, assistant, etc.) afin de l’assister ponctuellement sur les dossiers complexes.
Ce modèle repose sur la mise en place d’une solution informatique efficiente permettant d’automatiser les tâches à faible valeur ajoutée et d’augmenter la productivité du gestionnaire.
Dans les deux cas, l’activité de syndic peut s’appuyer sur les compétences et ressources développées par les bailleurs sociaux dans le cadre de leurs activités (recouvrement, expertises techniques, élaboration des marchés, fonctions support) et donc développer un véritable avantage comparatif par rapport aux acteurs traditionnels.

Conviction 4 : L’activité de syndic repose une partie de sa légitimité sur sa capacité à équilibrer son modèle économique
Attention au modèle économique !
L’activité de syndic peut être parfois déficitaire pour les organismes HLM ou tout juste à l’équilibre. Cette activité a souvent été développée dans un premier temps de manière contrainte par les bailleurs pour répondre aux besoins opérationnels et l’aspect économique a été laissé de côté avec un pilotage financier peu précis.
De plus, les syndics issus d’organismes sociaux n’ont généralement pas atteint la taille nécessaire pour bénéficier d’effet de volume sur lequel les acteurs traditionnels jouent pour réaliser des économies d’échelle et atteindre l’équilibre financier. En effet, l’activité de syndic des bailleurs se limite le plus souvent à la gestion des copropriétés issues de la vente HLM et de l’accession sociale sur leur parc.
Enfin, il est difficile de mesurer de manière exacte les charges générées par l’activité de syndic des organismes sociaux. Cette activité profite généralement des différentes fonctions support du bailleur (RH, comptabilité, etc.) ainsi que de la mise à disposition de locaux et de moyens généraux (fournitures, etc.). Ces charges sont rarement quantifiées par les bailleurs et cela donne une vision imparfaite.

Mais des leviers d’amélioration et d’optimisation du modèle économique des syndics sont identifiés et nécessitent d’être développés :
Les syndics issus d’organismes HLM tirent aujourd’hui l’essentiel de leurs revenus des honoraires classiques contractualisés avec le syndicat des copropriétaires. Si les honoraires classiques sont généralement alignés avec les prix pratiqués par les acteurs traditionnels, les syndics ne facturent que très rarement les prestations complémentaires (travaux et études techniques, préparation des décisions d’acquisition ou de disposition des parties communes, etc.).
Des syndics traditionnels ont développé des activités complémentaires (transaction, gestion locative, etc.) afin de sécuriser leur modèle économique. Certaines de ces activités pourraient être réplicables par les syndics issus d’organismes HLM dans le cadre imposé par le CCH.
Etc…

Bref, on ne vous dira pas ici s’il faut y aller ou non, mais on vous dira par contre que la mise en place de ce type d’activité nécessite une réflexion de fond ! Car c’est en étant clair sur le fond que vous en sécurisez la forme !

Aatiko vous accompagne donc à travers 3 natures de réflexion permettant d’avoir du fond pour créer et/ou structurer votre activité de syndic de manière adaptée :
1. 
Une étude d’opportunité ayant pour objectif de mesurer la pertinence de la création d’une entité syndic propre ou mutualisée en fonction de vos enjeux

2. Une étude de préfiguration/faisabilité ayant pour objectif de construire les contours juridiques, organisationnels et financiers de votre entité syndic
3. Une mission d’organisation ayant pour objectif de renforcer la performance de votre activité en activant l’ensemble des leviers internes et externes

N’hésitez pas à nous contacter ! 

Nicolas MER
Manager,
DGA en charge du développement

n.mer@aatiko.fr
07 63 88 15 39