Système managérial et comitologie

Il y a quelques temps, dans un couloir du siège, je croise un Directeur Clientèle que je connais bien. Il est en train de discuter avec l’un de ses chargés de patrimoine. Dans le même temps, il a son téléphone à la main et l’oreillette vissée à l’oreille… et d’un coup, il coupe la conversation « Désolé, je suis en CODIR et c’est bientôt mon tour ! ».

Je le recroise plus tard dans la journée et il m’explique que les CODIR se font maintenant en visio. Que les Directeurs n’activent pas la vidéo et participent au CODIR comme on écoute la radio… Avec un DG qui assure 80% du temps de parole sur 2h30, on s’adapte…

On connaît tous ces CODIR, dont les participants qui n’y sont pas conviés rêvent d’en être, quand ceux qui y assistent, entretiennent une relation ambiguë et douloureuse : « je ne peux pas ne pas en être, mais franchement, je m’en passerais bien ».

Extrait et (très) librement traduit du site internet DILBERT ©

Système managérial et comitologie : L’art de se réunir à bon escient

 La comitologie, ou l’art de casser l’élan… 

La situation décrite est volontairement un peu caricaturale.

Mais combien d’organismes tournent autour de la question des différents rituels managériaux sans arriver à y apporter de réponse claire. Parmi les tendances constatées chez nos clients, nous avons pu noter plusieurs biais récurrents :
Un biais sur les objectifs : l’objectif est-il de s’aligner sur la vision ? de résoudre les problèmes opérationnels ? de balayer l’agenda du DG ?… et puis faire équipe aussi ?
Un biais technologique : il suffit d’avoir un outil qui établisse un reporting fiable de la vacance, et le manager n’a plus à s’en occuper. Vraiment ?
Un biais sur les participants : l’instance se veut stratégique et rassemble 16 personnes ? Les participants y ont-ils bien tous leur place ou y a-t-il des susceptibilités à ménager ?
Un biais sur les priorités : combien de réunions où les sujets clés sont traités en 15 min en fin de réunion… après 1heure d’ergotage sur des sujets mineurs.

Un biais temporel : aucun des participants n’a de temps, mais chacun est impliqué sur à peine un tiers de l’ordre du jour…
Un biais de transversalité : pour forcer les silos à se parler, quoi de mieux que d’organiser le débat sous les yeux du n+1 ?

Tous ces sujets étant bien entendu mis sous le terme de « comitologie » pour ne pas révéler au grand jour que l’on parle de pouvoir, d’égo… et pour bien mettre en exergue que le résultat aboutit souvent à des réunions ennuyeuses et démotivantes.

Et pourtant, le télétravail, l’infini variété des modalités de confinement, la mise en place des outils collaboratifs… toutes ces mutations qui se sont accélérées durant les 12 derniers mois ont rendu obsolètes bien des systèmes managériaux…

 Et si on faisait le point sur votre système managérial ? 

Parler de système managérial pose les choses différemment, effectivement.

Système, car si on modifie la question d’une instance, le risque est grand que certains enjeux et / ou comportements se reportent et / ou fassent question dans d’autres instances. Car le réel est têtu et les problèmes ont besoin d’être résolus. Il existe en effet des besoins essentiels à satisfaire pour manager un service, une direction, un organisme et il est essentiel de les couvrir avec une pluralité d’instances.

Et effectivement, la pluralité des enjeux et des besoins amène des réponses à plusieurs échelles de temps, avec des techniques d’animation différentes, avec des participants et des durées réajustées :
Comment mettre rapidement sous contrôle les objectifs de votre process métiers ? ou bien les différentes briques du projet d’entreprise ?

Comment articuler besoin de transversalité entre deux services sans monopoliser 8 personnes ?
Quelle place donner au management visuel ? Au management en intervalle court ?
Comment articuler résolution de problème / concertation / communication ?

Comment mieux utiliser les outils collaboratifs en ligne ?
Comment faire évoluer en continu son système managérial ?

Des questions, me direz-vous, alors que vous avez besoin de réponses.

Or, chaque organisme, direction ou service a son contexte, sa culture, ses collaborateurs (et leur autonomie, compétences, besoins…) et son manager avec ses forces et faiblesses. Donc, à chaque contexte, une réponse circonstanciée, ancrée dans le fonctionnement de vos équipes…  Autour d’une boîte à outils solide.

 Notre proposition 

Vos systèmes managériaux ont été éprouvés ces 12 derniers mois. Ajustements, nouveaux formats, non-réunion de certaines instances, dérives liées au télétravail et à la visio… Pourquoi ne pas prendre le temps de recaler tout ça ?

Nous vous proposons sur cette question un accompagnement flash mené par un consultant à forte séniorité :
1. Sur la base d’un grille simple issue de nos différentes missions de terrain, nous vous accompagnons dans la définition de vos besoins managériaux.
2. Nous identifions ensemble les contraintes et atouts de votre organisation (outils collaboratifs, management à distance…).
3.
Nous travaillons ensuite sur la définition des rituels managériaux de votre organisation, en questionnant leur animation, leur ordre du jour, leurs participants, leur durée, leur fréquence.
4.
Nous partageons les éléments de notre boîte à outils managériale.
5.
Nous faisons un bilan avec vous après quelques mois de mise en œuvre pour ajuster le dispositif.

Notre intervention s’articule autour de 3 rendez-vous de diagnostic et de co-construction de votre système managérial, puis d’un 4éme rendez-vous de bilan.

Cette offre peut être étoffée par un temps de collecte des besoins et attentes de votre équipe.

Notre intervenant sur cette question :