Mutualiser vos SI, ou comment aligner l’infra, les outils et les hommes

La création, et maintenant le déploiement opérationnel, des Sociétés de Coordination, aménagent un contexte favorable à la mutualisation de vos systèmes d’information :

  • Elle est le plus souvent nécessaire à la bonne mise en œuvre du plan stratégique de votre SdC, et des missions obligatoires et facultatives qui lui sont associées.
  • Elle est ensuite génératrice d’une plus grande efficience de vos systèmes d’information, particulièrement de vos infrastructures et matériels qu’il est rapidement possible d’acheter, gérer et maintenir ensemble, mieux et moins cher.
  • Elle est enfin un prérequis à la mutualisation (ou la convergence ?) de vos autres activités opérationnelles.

Chacun d’entre vous est, nous le constatons, convaincu du bien fondé d’avancer dans cette direction… mais en matière de système d’information, passer de la conviction à l’action n’est pas une mince affaire. Alors quand on parle du système d’information de 2, 3 ou 4 organismes, la marche est haute et l’on risque de buter un certain temps dessus avant de réussir à la franchir.

Pour vous y aider, nous vous recommandons de construire votre plan de mutualisation de vos SI autour de 3 grandes questions, fondamentales et inévitables :

1/ Faut-il fusionner vos infrastructures et matériels sur un seul et même site ?
2/ Faut-il aller jusqu’à un ERP commun ?
3/ Faut-il se doter d’un directeur des SI commun ?

Nous pensons qu’il est indispensable de prendre un temps de réflexion commun pour traiter sereinement ces 3 questions (et celles qui en découlent), dont les réponses structureront vos projets et fonctionnements pour les 10 à 15 prochaines années.

Mutualiser vos SI, ou comment aligner l’infra, les outils et les hommes

Extrait et (très) librement traduit du site internet DILBERT ©

Mutualisation ou convergence ? Au-delà des mots, une vraie différence d’objectif…

La convergence vise, à terme, une homogénéisation des outils et pratiques et permet de maximiser les gains d’efficience. Appliquée aux SI, elle est la condition pour rendre possible une convergence organisationnelle plus large.

La mutualisation vise à mettre en commun ce que chacun est prêt à mettre en commun. Et donc à conserver ce qui, pour chacun, fait sa spécificité et son identité.

Une fois cette clarification faite (ce qui est souvent le cas lors des discussions autour du projet stratégique de création de la SC), la mutualisation de vos SI peut servir de nombreux objectifs.

Parmi ceux-ci, on peut noter :

  • La rationalisation financière de vos SI (en matière d’investissement et d’exploitation),
  • La capacité à s’engager dans des projets numériques plus ambitieux, par une capacité d’investissement plus forte et l’apport de compétences informatiques rares (développement et interfaçage, data management, RGPD, …)
  • La remise en cause des habitudes et modes de faire historiques, par exemple vis-à-vis de vos éditeurs de logiciels (ERP et autres) : la taille ; la dépendance technique, le besoin d’accompagnement dans le maintien des solutions, l’attache historique à un éditeur … une forme de dépendance peut apparaître. La mutualisation de vos SI, quelqu’en soit la forme, permet de remettre en question ces habitudes et de redonner de la capacité à agir et à faire bouger les lignes.

Au-delà des objectifs (nombreux et de long-terme), il est important de se poser la question du chemin à adopter pour réussir votre mutualisation et en tirer les bénéfices Notre expérience nous montre qu’une mutualisation réussie dépend de trois facteurs :

1/ celui qu’on oublie souvent… La bonne coopération entre vos DSI
2/ celui qu’on croit maîtriser… Une connaissance fine de vos Systèmes d’Information
3/ celui qu’on néglige… La construction d’un scénario sur-mesure, adapté à vos enjeux

Les enjeux de la coopération entre vos Directions

Le succès d’un tel projet repose avant tout sur une bonne coopération entre les différentes équipes (nous parlons bien de coopération, et non de collaboration !) :

  • Les directeurs généraux doivent s’aligner sur la stratégie qu’ils souhaitent mettre en œuvre au-delà de la mutualisation, c’est-à-dire leur définition de cette mutualisation, leurs priorités et leur ambition. Sans cela, le projet patine tout en continuant de demander de l’énergie à toutes les parties prenantes. Cela risque particulièrement de démotiver les équipes et de finir dans le mur.
  • Les DSI doivent apprendre à travailler ensemble et penser au bien commun. Il ne s’agit plus de « leur bébé », leur infrastructure, leurs contrats, leur assistance, leur service etc. Il s’agit d’un travail d’équipe et de savoir renoncer pour trouver la solution qui sera la plus pertinente pour tous les bailleurs et non pas pour son propre intérêt.

Pour y arriver, il faut adopter le réflexe de la réflexion commune : « Je songe à mettre en place un extranet fournisseur, est-ce que mon confrère serait également intéressé ? » ; « Mon contrat téléphonie arrive à échéance dans 6 mois, peut-être pourrions-faire un achat mutualisé ? ».

Et cela passe surtout par une organisation différente [le fameux mode projet] qui pose le cadre de confiance dans lequel la coopération pourra durablement s’opérer : mettre en place des points d’échange réguliers sans ordre du jour, partager des outils communs de suivi, poser les règles de prises de décision, …

Bien connaître son système d’information

Chacun, dans son organisme, pense parfaitement connaître son Système d’information (et c’est souvent le cas). Encore faut-il que chacun soit en mesure de le décrire et le qualifier en des termes équivalents… !

C’est pourquoi un temps de diagnostic partagé nous semble indispensable. Ce diagnostic devra s’appuyer sur une grille commune et objective de description et qualification des points forts et points durs, plus qu’être parfaitement exhaustif et fouillé. Il doit notamment porter sur :

  • l’infrastructure matérielle (serveur, matériel, réseau),
  • la couverture applicative et logicielle (outils, satisfaction utilisateurs, projets récents et à venir),
  • l’organisation en place, côté DSI et côté métiers, et la capacité de ceux-ci à travailler ensemble,
  • les coûts d’investissement et d’exploitation.

Cette étape demande enfin d’impliquer vos équipes. Ce sont les utilisateurs quotidiens de votre Système d’Information, ne pas les interroger, à travers des ateliers, ou des questionnaires utilisateurs, serait un non-sens.

Construire un scénario de mutualisation sur-mesure

Si comme nous l’avons évoqué en introduction, aucune mutualisation ne se ressemble, nos interventions dans ce domaine auprès des bailleurs nous ont permis de constater que celles-ci ont néanmoins systématiquement pour base trois dimensions, sur lesquelles il convient de s’interroger.

L’infrastructure
La mutualisation de vos infrastructures nous semble indispensable : elle est à la fois un vecteur d’économie et d’efficience important et rapide, et un prérequis pour pouvoir ensuite mener des projets métiers en commun.

La question qui se pose est donc celle du comment engager cette mutualisation. Trois scénarios « basiques » se présentent :

1/ L’internalisation de l’intégralité de l’infrastructure (100 % On Premise) :

  • Permet de conserver la maîtrise totale de votre infrastructure et d’être indépendant vis-à-vis des hébergeurs de solution. Ce scénario aura un impact très faible sur vos effectifs et sur vos coûts.
  • Engendre cependant une indisponibilité temporaire de l’infrastructure pendant la migration des équipements et des investissements dans de nouvelles licences, des lignes inter-sites …

Ce scénario est pertinent si vous souhaitez garder la main sur votre infrastructure et disposez des compétences humaines à même d’assumer cette responsabilité.

2/ L’externalisation de l’ensemble de l’infrastructure (sur une solution de PaaS) :

  • est un scénario générateur d’économies importantes : sur les coûts du matériel à long terme, en énergie, par une réduction des effectifs. L’externalisation entraîne un gain en flexibilité et une tranquillité par le report des responsabilités sur l’hébergeur.
  • engendre cependant des coûts pour le déploiement de la nouvelle offre mutualisée et la modification des lignes internet en place. La phase de migration entraîne également une indisponibilité temporaire de vos infrastructures. Enfin, vos organismes seront nécessairement dépendants des hébergeurs dans ce schéma.

Ce scénario est pertinent si vous souhaitez vous décharger de la gestion de votre infrastructure ou que vous disposez de compétences humaines limitées.  

3/ L’Hybridation. La création d’un espace mutualisé entre les 4 organismes, utilisé dans le cadre de création de projets communs, s’appuyant sur la même infrastructure.

  • Permet de bénéficier des avantages d’une externalisation (report de la responsabilité, gain en flexibilité), sans toucher aux infrastructures existantes. La mise en œuvre est simple.
  • Ne concerne pas vos infrastructures déjà existantes et les outils métiers de chacun.

Ce scénario est pertinent si vous êtes satisfaits de l’organisation et de la gestion de votre infrastructure.
C’est également un prérequis à adopter pour une mutualisation des outils SI par les projets.

Les outils
La mutualisation des outils peut répondre à deux ambitions qui orientent vers deux scénarios :

1/ Anticiper la convergence des activités métiers en déployant un ERP commun aux 4 organismes

  • Répond à des besoins très opérationnels d’unifier et digitaliser les processus métiers de vos organismes, pour les rendre plus efficients.
  • Repose sur une gouvernance SI claire, avec un chef de projet dédié pour conduire la feuille de route, et sur une infrastructure technique commune, robuste, sur laquelle héberger le futur ERP.
  • A des impacts RH importants et repose sur la capacité de vos équipes à adopter des nouveaux processus métiers communs.
  • Est engageant pour vos organismes sur le long terme, et mobilise la majorité de vos ressources SI freinant les autres projets de digitalisation en cours et à venir.

Ce scénario est pertinent si vous souhaitez une convergence de vos processus métiers et vous engager à long terme avec les organismes de la SdC.

2/ Accélérer la digitalisation de chacun des organismes et aller vers des projets innovants :

  • Par la mutualisation des forces (humaines et financières) pour engager des projets de transition numérique ambitieux et faire converger des processus métiers périphériques (non directement liés à l’ERP).
  • Repose sur la volonté et la capacité de chacun à se saisir des opportunités et à travailler ensemble.
  • Engendre un risque d’inertie plus important, le temps d’imposer les projets communs et d’amorcer une dynamique de projet.
  • Nécessite des investissements financiers importants pour mener à bien des projets qui ont un coût élevé.

Ce scénario est pertinent si vous envisagez la SdC comme un organe de mutualisation des moyens et ne souhaitez pas (du moins à court terme) faire converger vos processus métiers.

Les hommes
Quel que soit le scénario retenu pour la mutualisation de vos infrastructures et outils SI, la définition d’une gouvernance SI claire est indispensable pour la réussite de vos mutualisations :

  • Une gouvernance intra-bailleurs :
    • Pour le recensement et la remontée des projets souhaités par les collaborateurs pour arbitrage et le suivi des projets en cours ou à venir, à travers la construction d’une feuille numérique à 3 ou 4 ans.
    • Passe par la mise en place des instances et outils de suivi adaptés à votre organisation :
      • une personne référente en charge de coordonner le recensement des projets souhaités par vos collaborateurs,
      • une instance de validation et de suivi des projets SI,
      • un plan de charge de la DSI des projets en cours et à venir …
  • Une gouvernance inter-bailleurs :
    • Est indispensable pour garantir à moyen-long terme la cohérence des actions de vos équipes, assurer le respect et la mise à jour d’une feuille de route commune et garantir la bonne utilisation des ressources nécessaires à la réalisation des projets.
    • Repose sur des instances et un cadre solide, consentis par vos organismes :
      • Une instance d’arbitrage et de suivi des projets,
      • un chef de projet clairement identifié,
      • des filières de partage des compétences SI (management des SI, gestion de projet, développement …).
      • un ou des outils collaboratifs pour animer le dialogue interbailleurs et le suivi des projet
      • un plan de charge commun précisant les charges affectées à chacun des organismes
      • un cadre juridique permettant simplement d’organiser la mutualisation des moyens humains, matériels et financiers …

Nos interventions pour vous faire avancer sur ces sujets

Vous y voyez à présent un peu plus clair sur les grandes étapes d’un projet de mutualisation de SI. L’ampleur du chantier vous fait peur ? Vous ne savez pas comment engager vos travaux ? Pas de crainte, nous sommes là !

Nos interventions auprès de vos confrères bailleurs sociaux nous permettent de vous proposer des méthodes d’intervention adaptées autour des questions présentés plus haut (audit, scénario, plan de mutualisation).

Nos dernières références :

  • Missions spécifiques sur les systèmes d’information : 
    • SC des Charentes (4 organismes) : Accompagnement à la définition d’une stratégie de mutualisation des systèmes d’information
    • SC Habitat Lorrain: Assistance à Maîtrise d’Ouvrage (AMO) pour l’étude et la mise en place d’un Système d’Information commun à 4 organismes du Sud Lorrain
    • GIE CANOPEE: (OPAC AMIENS, REIMS HABITAT, OPAL02, OISE HABITAT) : Définition d’une stratégie numérique commune
  • Missions plus larges intégrant un volet sur la mutualisation des SI : 
    • SC SO’ALPES (CRISTAL HABITAT, LEMAN HABITAT, SA MONT-BLANC) : Appui à la structuration de la SdC, avec étude du volet Système d’Information
    • CREUSALIS, CORREZE HABITAT et ODHAC 87 : Assistance à la maîtrise d’ouvrage pour la création d’une société anonyme de coordination, avec étude du volet Système d’Information
    • SC Val de Berry (OPH du Cher – Montluçon Habitat) : Accompagnement aux études en vue d’un projet de constitution de société de coordination ouverte, avec étude du volet Système d’Information
    • Vallée Sud Grand Paris : Mission de conseil et d’assistance relative à la fusion des trois OPH du territoire Vallée Sud Grand-Paris – Etude et suivi du volet SI de la fusion

Nous sommes à votre écoute : 

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