Mutualiser vos SI : OK, c’est le moment d’y aller. Mais comment ?

Bonjour,

Vos directions des Systèmes d’Information respectives n’ont pas attendu le contexte réglementaire pour se parler, et heureusement ! Les clubs utilisateurs, les réunions inter-bailleurs et autres colloques permettent de confirmer le vieil adage « quand je me regarde je me désole, quand je me compare, je me console ».

Ils permettent aussi de constater qu’à plusieurs, il est possible de sortir des contraintes et blocages habituels et, curieusement, de construire un système d’information plus agile, plus performant et moins coûteux.

Du possible à sa concrétisation, il y a un pas de géant que l’effet catalyseur de la loi ELAN permet d’envisager plus sérieusement et sereinement.

Alors, si c’était (enfin) le moment d’aller plus loin et de mutualiser (pour de vrai) vos Systèmes d’Information ?

Extrait et (très) librement traduit du site internet DILBERT ©

1. De quoi parle-t-on ?
Il s’agit de la mise en commun de tout ou partie des moyens SI dont chaque bailleur partenaire assure aujourd’hui la responsabilité. Par moyens, on entend :
=> Vos moyens physiques / matériels (un serveur ou une imprimante), juridiques (un contrat de maintenance ou une licence) et humains (vos compétences et votre organisation) …

=>… à décliner aux différentes échelles de votre SI (infrastructure, application, organisation et processus) …

=>… et dans ses deux dimensions (exploitation et investissement).

Le périmètre susceptible d’être partagé est relativement vaste, ce qui permet de sélectionner les composantes d’un SI les plus pertinentes pour votre / vos organisme(s), sans forcément se limiter à des achats groupés. Quelques exemples :

Que vous soyez engagé dans un projet de fusion, de Société de Coordination ou de GIE commun, votre enjeu est simple : construire un plan de mutualisation progressif et permettant de dégager des gains tangibles rapidement.

Un exemple :

=> Faut-il nécessairement commencer par fusionner les ERP, qui sont souvent les briques les plus performantes dans chacun des organismes concernés ?
=> Ou ne vaut-il mieux pas se concentrer sur la mise en commun de l’assistance utilisateur (en la professionnalisant) et sur les investissements groupes dans de nouveaux outils ?

2. Pourquoi mutualiser ?
Une mise en commun de tout ou partie des Systèmes d’Information peut avoir trois objectifs clés :

1/ Viser la recherche d’efficience, en optimisant / réduisant les ressources mobilisées.
Un SI partagé avec vos confrères peut vous permettre par exemple :
=> De bénéficier d’économies d’échelle sur l’hébergement de votre socle technique ou sur l’achat d’une flotte de tablettes,
=> D’augmenter sensiblement votre pouvoir de négociation auprès d’un éditeur informatique commun,
=> De libérer du temps à vos équipes pour créer des tutoriels ou former les autres services, en confiant le traitement des demandes d’assistance informatique à un bailleur doté d’un pôle dédié qui a fait ses preuves.

2/ Porter des projets innovants, en croisant les idées et les savoir-faire de chacun.
Si vous cherchez avant tout à innover, vous pourrez :
=> Vous appuyer sur les retours d’expérience et les bonnes pratiques de confrères qui auraient davantage informatisé un processus sur lequel votre organisme serait moins performant et vice versa,
=> Vous lancer dans un projet d’envergure et novateur, en partageant les coûts, les risques et l’ingénierie projet avec d’autres organismes (ex : outil de Gestion Technique du Patrimoine),
=> Sortir de réflexions internes consanguines, stimuler votre créativité et ouvrir le champ des possibles.

3/ Avoir pour but d’harmoniser les SI, en « dupliquant » le modèle actuel de l’un des bailleurs.
Si des perspectives de rapprochement à terme existent entre plusieurs organismes, une mutualisation préalable de vos systèmes d’information peut constituer un premier pas intéressant vers ce rapprochement. En effet, le SI (et plus particulièrement l’ERP) constituant la « colonne vertébrale » d’un bailleur, harmoniser progressivement et en amont les outils informatiques dont chacun dispose constitue sans doute l’un des moyens les plus efficaces de faire converger des organismes.

En fonction de l’orientation choisie, vous n’allez donc pas mutualiser (en tout cas à court terme) les mêmes composantes d’un Système d’Information, ni obtenir des avantages identiques.

3. Comment s’y prendre ?
Quelle que soit la motivation première de cette mutualisation, nous vous proposons cinq étapes clés.

1/ Réaliser un Audit des Systèmes d’Information de chacun
Il s’agit de mesurer objectivement la capacité de chacun à assurer les rôles d’une DSI.
=> Infirmier (Assistance, Dépannage)
=> Contrôleur Interne (Habilitations, Formations)
=> Banquier (Sécurité, Sauvegarde)
=> Promoteur (Veille, Ecoute des besoins)
=> Chef d’Orchestre (Cohérence du SI, Pilotage de Projet)

2/ Définir la cible vers laquelle chacun des organismes souhaite aller
Chaque bailleur formalise ses axes et chantiers prioritaires pour les 3 à 5 années à venir, compte tenu des enjeux auxquels il fait face et ceux auxquels il sera confronté.
=> Cibler les résultats chiffrés attendus avec la mise en place d’un Plan de Digitalisation
=> Identifier les thématiques sur lesquelles il est nécessaire de se concentrer pour y parvenir : la dématérialisation des processus ? La mobilité ? De nouveaux services aux locataires ? L’automatisation des tâches à faible valeur ajoutée ? …
=> Formaliser une liste des projets à mener pour chacune de ces thématiques : les extranets, les apps locataires, l’agence virtuelle, un Chatbot, …
=> Leur attribuer une échéance envisagée et un responsable (pouvant aussi bien appartenir à la DSI qu’être issu des services métiers, au Siège ou en agence).

3/ Identifier les points de convergence / divergence
Une fois avoir mesuré le niveau de service rendu par la DSI aux utilisateurs et avoir listé les projets informatiques envisagés, il faut isoler ce qui semble mutualisable, temporairement ou sur la durée.
=> Lister les compétences qui pourraient être « prêtées » à un confrère
=> Recenser les projets en doublon dans les plans de digitalisation à 3 / 5 ans pour envisager une réflexion, une mise en œuvre commune, voire un partage des coûts associés.
=> Ne pas ignorer les spécificités : si des organismes ont le même modèle d’ERP cela ne signifie pas pour autant que le paramétrage métiers est identique, un projet crucial pour un bailleur ne doit pas être abandonné sous prétexte qu’il ne serait pas prioritaire aux yeux de ses partenaires…

4/ Approfondir les besoins et définir la cible commune
L’objectif est de préciser, pour chaque projet ou ressource identifiés comme mutualisables par les bailleurs, les tenants et aboutissants, afin d’être en phase sur l’objectif commun à atteindre.
=> Quelle est la temporalité ? : Mettre à la disposition d’un confrère un collaborateur le temps de mettre en place un PRA, recruter en CDI un Digital Manager qui travaillera pour le groupement, …
=> Quelle est l’ambition ? : Un projet « Gestion Technique du Patrimoine » peut se résumer à l’achat du module dédié de l’ERP ou s’orienter vers une démarche BIM, plus ambitieuse donc coûteuse.
=> Quelle est l’échelle ? : Un chantier peut être mené à 2, 3 ou davantage de bailleurs selon son degré de pertinence pour vous et vos partenaires.

5/ Définir le plan d’action correspondant à la cible et le mettre en œuvre
Une fois les objectifs et chantiers clairement définis, il convient de retranscrire sous la forme d’une feuille de route opérationnelle les réponses aux questions incontournables d’un projet.
=> Qui ? : Qui doit porter le projet ? Qui doit le piloter ? Qui doit être mobilisé ? …
=> Quoi ? : Quelles sont les actions à mener ? Quel est le périmètre concerné ? …
=> Quand ? : Pour quand doit avoir eu lieu l’action ? Quelle est sa durée estimée ? …

4. Vos enjeux, nos savoir-faire

A titre d’exemple, nous avons récemment accompagné le GIE Canopée dans la définition de sa stratégie de mutualisation des systèmes d’information.

Nous sommes à votre écoute,

Pierre-Louis ROUSSEL
pl.roussel@aatiko.fr

Erwan de KERGOMMEAUX
e.kergommeaux@aatiko.fr

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