A lâheure du cloud, du tchat, du nomadisme ou de lâorganisation agile, nombre dâentre vous sont convaincus quâil faut bouger et aller vers un fonctionnement plus horizontal, favorisant la collaboration et le partage dâinformation⊠mais le foisonnement dâoutils collaboratifs disponibles sur le marchĂ© entretient un certain flou sur la marche Ă suivre et freine souvent vos ardeurs de changement.
Nous constatons que de nombreux organismes se sont lancĂ©s dans ces nouveaux modĂšles de travail. Les retours dâexpĂ©rience sont nombreux et motivants ! Alors quoi de mieux que de partir dâexemples de votre quotidien pour vous montrer le potentiel de ces nouveaux outils et vous aider Ă y voir plus clair.
Câest lâobjectif de ce billet.
Extrait et (trÚs) librement traduit du site internet DILBERT ©
 Notre test pour voir si ce sujet vous concerneâŠÂ
1.Vous est-il déjà arrivé de vous échanger des dizaines de mails pour valider un document ou y apporter des modifications ?
âŠet finalement vous retrouver avec une boĂźte mail pleine dâĂ©changes et dans laquelle vous ĂȘtes incapable de retrouver la derniĂšre version du document ?
Ces problĂšmes que tout le monde rencontre tĂŽt ou tard au travail peuvent ĂȘtre Ă©vitĂ©s, mĂȘme si, Ă lâheure actuelle, ils vous paraissent tout simplement faire partie de lâinĂ©vitable fonctionnement de lâinformatique.
Mais avez-vous dĂ©jĂ pensĂ© Ă rĂ©volutionner ce systĂšme ? Par exemple, en mettant en place une plateforme de stockage oĂč vos collaborateurs peuvent apporter leurs modifications sur le mĂȘme document en simultanĂ©Â ? Câest le « Cloud » qui, en plus dâĂȘtre accessible depuis partout, ne contient quâune seule et unique version des documents, limitant par la mĂȘme occasion le risque dâerreur.
2.Combien de fois échangez-vous des mails avec des collÚgues pour demander des informations simples ?
Avez-vous dĂ©jĂ pensĂ© Ă remplacer 15 mails anodins par une conversation au fil de lâeau dans un outil de tchat ?
Les messageries instantanĂ©es dâentreprise sont utiles pour Ă©viter les allers-retours, les dizaines dâĂ©changes tĂ©lĂ©phoniques quotidiens et visent Ă crĂ©er les conditions dâun vĂ©ritable Ă©change dâinformation. En plus de permettre de vous organiser par service en crĂ©ant des canaux de communication sĂ©parĂ©s, câest un bon moyen de vous recentrer simplement et efficacement sur vos activitĂ©s et de dĂ©sengorger votre boĂźte mail.
Si vous vous reconnaissez dans ces deux exemples, soyez rassurĂ©s car vous ĂȘtes loin dâĂȘtre les seuls ! La boĂźte mail sâest imposĂ©e comme le seul et unique canal dâĂ©change dâinformation, son usage originel a largement Ă©tĂ© dĂ©tourné⊠et nous utilisons toujours cette technologie vieille de presque 50 ans (si si, nous avons vĂ©rifiĂ©) alors mĂȘme quâil existe aujourdâhui une multitude dâoutils collaboratifs accessibles en un clic, pour tous les collaborateurs et depuis leur tĂ©lĂ©phone
En comparaison avec beaucoup dâautres outils, logiciels et plateformes informatiques de notre quotidien, les plateformes collaboratives se caractĂ©risent par une interface simple, ludique, et entiĂšrement paramĂ©trable. Et cela change la vie !
 Une solution unique pour les gouverner toutes ?Â
Comment choisir ses solutions, en adéquation avec vos besoins et votre organisation ?
Dropbox, Slack, Trello, Teams, Cloud, Drive, ⊠Toutes ces appellations ne vous sont pas inconnues, mais impossible de savoir à quoi elles correspondent et surtout ce qui se cache derriÚre.
Ces outils offrent des fonctions diffĂ©rentes, ils sont parfois spĂ©cialisĂ©s (par exemple en tchat ou en cloud), proposent parfois dans le mĂȘme outil plusieurs fonctionnalitĂ©s (une plateforme de documents adossĂ©e Ă un tchat disponible via une application mobile) ou sont des solutions sĂ©parĂ©es connectables entre elles. Il est crucial de dĂ©finir quels sont vos besoins et comment ces outils peuvent vous permettre dâen remplacer dâautres dĂ©jĂ existants (votre intranet par exemple ?) ou de simplifier des usages parfois trop formels (envoyer une photo de travaux avec votre smartphone sans passer par un mail).
Il est nĂ©cessaire de creuser loin lorsque lâon Ă©tudie les fonctionnalitĂ©s dâun outil collaboratif afin quâil soit le plus adĂ©quat possible avec ce que vous recherchezâŠcâest la diffĂ©rence entre ce qui est vendu sur le papier et lâutilisation quotidienne quâen font les utilisateurs ! Ces outils collaboratifs sâadosseront demain Ă des process mĂ©tier qui doivent pouvoir se dĂ©cliner dans les possibilitĂ©s offertes par les outils.
Avez-vous besoin dâun outil de gestion des tĂąches ou dâun rĂ©el gestionnaire de projet ? Voulez-vous suivre lâutilisation de ces outils avec des statistiques ? Avoir un accĂšs en mode application Ă partir dâun mobile ? Le partager en externe avec certains partenaires ? etcâŠ
Par ailleurs, le prix des licences dâutilisation de ces solutions est indexĂ© sur le nombre dâutilisateurs, dâoĂč lâimportance de bien Ă©valuer les besoins de tous les profils de collaborateurs et dâutiliser au maximum leur potentiel.
 Le travail collaboratif nâest pas un outil, câest un projet !Â
Comment déployer et faire vivre votre solution collaborative pour gagner en efficacité ?
Parce quâils rĂ©volutionnent notre façon dâorganiser le travail, les outils collaboratifs nĂ©cessitent dâĂȘtre encadrĂ©s par :
Des droits dâaccĂšs ajustĂ©s : Qui a rĂ©ellement besoin dâaccĂ©der Ă lâoutil, aux diffĂ©rents documents, Ă un canal de conversation, Ă un agenda ? Comment gĂ©rer les besoins dâaccĂšs ponctuels ? Est-ce lâoccasion de revoir vos plans de classement, votre organisation hiĂ©rarchique sur certains sujets ?
Des rĂšgles dâutilisation afin que lâoutil soit utilisĂ© dans des cas et moment prĂ©cis,
Un accompagnement des Ă©quipes dans ce changement culturel majeur.
Afin de ne pas se laisser dĂ©border par lâutilisation de ces solutions et que les rĂšgles mises en place soient complĂštes et efficientes, il nous paraĂźt intelligent de dĂ©ployer progressivement ces outils et de les tester sur un Ă©chantillon ou un noyau dâutilisateurs. Si vous installez un tchat, ouvrez un canal de discussion entre un directeur dâagence et le directeur de la proximitĂ©, observez, notez puis ajustez vos rĂšgles de gestion avant de les gĂ©nĂ©raliser Ă vos Ă©quipes !
La vie de lâoutil dĂ©pendra par ailleurs en grande partie de votre capacitĂ© Ă impliquer en amont les utilisateurs dans leurs besoins et Ă comprendre les gains de temps et dâĂ©nergie que ces outils pourront vous apporter.Â
 Comment Aatiko peut vous accompagner pour dĂ©ployer le travail collaboratif ?Â
 Dans nos missions de conseil classique
> Quelle que soit notre thĂ©matique dâaccompagnement (projet dâentreprise, PSP, virage numĂ©riqueâŠ), nous vous proposons de travailler ensemble avec l’outil collaboratif de votre choix, de vous aider Ă bien l’utiliser tout au long de la mission et de dresser un bilan complet de cette pĂ©riode expĂ©rimentale.
  Accompagnement flash 3 jours
> Nous animons avec les managers une réunion de présentation sur le travail collaboratif, et nos rédigeons ensemble un cahier des charges.
> Nous rĂ©alisons un benchmark des solutions du marchĂ©, vous choisissez la solution qui rĂ©pond le mieux mieux Ă vos attentes en termes dâutilisation et dâergonomie.
> En groupe de travail nous dĂ©finissons ensemble la marche Ă suivre pour dĂ©ployer lâoutil au sein de lâorganisme, les bonnes pratiques Ă adopter et les points de contrĂŽle Ă mettre en place.
 Accompagnement complet
> Nous rĂ©alisons un audit de votre organisation par direction et proposons un cahier des charges pour le dĂ©ploiement dâune ou plusieurs solutions collaboratives sur la base des besoins recensĂ©s par votre Ă©quipe.
> Nous réalisons un benchmark des solutions présentes sur le marché et vous présentons le détail de ces solutions en réunion
> Nous organisons pour vous une rencontre avec les éditeurs des solutions pré-identifiées.
> Nous prĂ©sentons 2 solutions Ă un groupe dâutilisateurs volontaires que nous accompagnons sur une phase de test.
> Nous revenons dans vos locaux afin de faire un retour dâexpĂ©rience avec eux et de choisir le meilleur outil.
> Nous dĂ©finissons avec le comitĂ© de direction le planning de dĂ©ploiement de lâoutil.
> Dans une dĂ©marche itĂ©rative nous faisons le point mensuellement sur les bonnes pratiques Ă adopter et rĂ©digeons un manuel de bonnes pratiques de lâoutil.
 Bonus : les collaborateurs dâAatiko ont testĂ© ces outils pour vous !Â
Pour vous prouver que ces promesses ne sont pas des leurres, nous avons basculĂ© vers des outils collaboratifs et vous proposons notre retour dâexpĂ©rience.
Avec une vingtaine de collĂšgues souvent partis sur les routes ou dans les trains de France, le besoin de communication rapide et efficace dâAatiko est fort. Nous avons donc fait le choix dâopter pour une solution nous permettant dâĂ©changer et de travailler aussi bien dans nos locaux quâen dĂ©placement, dâĂ©changer de maniĂšre structurĂ©e et rapide avec (quasiment) zĂ©ro mail. Cette solution comprend :
1.Un cloud, câest-Ă -dire une plateforme en ligne dans laquelle lâensemble de nos documents sont stockĂ©s et partagĂ©s. Ce systĂšme permet dâavoir accĂšs aux documents de lâentreprise Ă tout instant avec ou sans connexion internet. Avec une connexion internet, elle permet de travailler en simultanĂ© sur des fichiers de tous types et ainsi de toujours modifier la toute derniĂšre version du document !
Le cas pratique
Avant, votre collĂšgue vous informait quâil venait de travailler pendant une heure sur un fichier. Pas de chance, dans cet intervalle, vous aviez Ă©galement modifiĂ© le fichier. Avec le cloud, lorsque vous lâouvrez, les derniĂšres modifications apportĂ©es par votre collĂšgue sont identifiables et la derniĂšre version est dans un espace partagĂ©.
Les effets constatés
Une agilitĂ© dans lâaccĂšs aux documents : paramĂ©trage des accĂšs en « lecture » ou bien « lecture et modification » en fonction des besoins de chaque profil dâutilisateur.
Un travail collaboratif en temps réel sur un fichier
Un accĂšs Ă tout moment, mĂȘme en dĂ©placement et en rĂ©union Ă lâextĂ©rieur, Ă tous nos documents internes
2.Un tchat, boĂźte de dialogue au sein de laquelle des conversations de groupe ou des conversations thĂ©matiques sont possibles avec un suivi simple des diffĂ©rentes discussions. Cet outil permet de grouper les centres dâintĂ©rĂȘt.
Le cas pratique
Avant, vous Ă©tiez trĂšs souvent en copie dâinterminables chaĂźnes de mails qui vous concernaient de trĂšs loin. Avec le tchat, vous avez toujours accĂšs Ă cette information sans pour autant quâelle ne pollue votre quotidien puisquâelle est disponible dans le canal de conversation dĂ©diĂ© et est enrichie de contributions sans pour autant vous assaillir dâalertes Ă moins quâun utilisateur nây mentionne votre nom.
Les effets constatés
Une rĂ©duction impressionnante du volume dâe-mails
Une agilitĂ© dans lâorganisation des chantiers internes
Une facilitĂ© de transmission de lâinformation
Des Ă©changes riches et complets
Pour chacun, un accÚs large aux différentes réflexions qui sont menées au sein du cabinet
Pour sâassurer que les usages correspondent Ă nos besoins, nous procĂ©dons mensuellement Ă un point avec lâensemble de lâĂ©quipe. A cette occasion nous ajustons les rĂšgles dâusage, faisons remonter les problĂšmes rencontrĂ©s. Cette dĂ©marche itĂ©rative est lĂ pour sâassurer que les Ă©quipes sâemparent des nouveaux outils, mais surtout pour que ces derniers sâadaptent Ă nos usages et non le contraire.
Nous sommes Ă votre disposition pour Ă©changer ensemble sur ce sujet.