Les outils collaboratifs, un premier pas vers la communication interne 3.0

A l’heure du cloud, du tchat, du nomadisme ou de l’organisation agile, nombre d’entre vous sont convaincus qu’il faut bouger et aller vers un fonctionnement plus horizontal, favorisant la collaboration et le partage d’information… mais le foisonnement d’outils collaboratifs disponibles sur le marché entretient un certain flou sur la marche à suivre et freine souvent vos ardeurs de changement.

Nous constatons que de nombreux organismes se sont lancés dans ces nouveaux modèles de travail. Les retours d’expérience sont nombreux et motivants ! Alors quoi de mieux que de partir d’exemples de votre quotidien pour vous montrer le potentiel de ces nouveaux outils et vous aider à y voir plus clair.

C’est l’objectif de ce billet.

Extrait et (très) librement traduit du site internet DILBERT ©

Notre test pour voir si ce sujet vous concerne…
1.Vous est-il déjà arrivé de vous échanger des dizaines de mails pour valider un document ou y apporter des modifications ?
…et finalement vous retrouver avec une boîte mail pleine d’échanges et dans laquelle vous êtes incapable de retrouver la dernière version du document ?

Ces problèmes que tout le monde rencontre tôt ou tard au travail peuvent être évités, même si, à l’heure actuelle, ils vous paraissent tout simplement faire partie de l’inévitable fonctionnement de l’informatique.

Mais avez-vous déjà pensé à révolutionner ce système ? Par exemple, en mettant en place une plateforme de stockage où vos collaborateurs peuvent apporter leurs modifications sur le même document en simultané ? C’est le « Cloud » qui, en plus d’être accessible depuis partout, ne contient qu’une seule et unique version des documents, limitant par la même occasion le risque d’erreur.

2.Combien de fois échangez-vous des mails avec des collègues pour demander des informations simples ?
Avez-vous déjà pensé à remplacer 15 mails anodins par une conversation au fil de l’eau dans un outil de tchat ?
Les messageries instantanées d’entreprise sont utiles pour éviter les allers-retours, les dizaines d’échanges téléphoniques quotidiens et visent à créer les conditions d’un véritable échange d’information. En plus de permettre de vous organiser par service en créant des canaux de communication séparés, c’est un bon moyen de vous recentrer simplement et efficacement sur vos activités et de désengorger votre boîte mail.

Si vous vous reconnaissez dans ces deux exemples, soyez rassurés car vous êtes loin d’être les seuls ! La boîte mail s’est imposée comme le seul et unique canal d’échange d’information, son usage originel a largement été détourné… et nous utilisons toujours cette technologie vieille de presque 50 ans (si si, nous avons vérifié) alors même qu’il existe aujourd’hui une multitude d’outils collaboratifs accessibles en un clic, pour tous les collaborateurs et depuis leur téléphone

En comparaison avec beaucoup d’autres outils, logiciels et plateformes informatiques de notre quotidien, les plateformes collaboratives se caractérisent par une interface simple, ludique, et entièrement paramétrable. Et cela change la vie !

Une solution unique pour les gouverner toutes ?
Comment choisir ses solutions, en adéquation avec vos besoins et votre organisation ?

Dropbox, Slack, Trello, Teams, Cloud, Drive, … Toutes ces appellations ne vous sont pas inconnues, mais impossible de savoir à quoi elles correspondent et surtout ce qui se cache derrière.

Ces outils offrent des fonctions différentes, ils sont parfois spécialisés (par exemple en tchat ou en cloud), proposent parfois dans le même outil plusieurs fonctionnalités (une plateforme de documents adossée à un tchat disponible via une application mobile) ou sont des solutions séparées connectables entre elles. Il est crucial de définir quels sont vos besoins et comment ces outils peuvent vous permettre d’en remplacer d’autres déjà existants (votre intranet par exemple ?) ou de simplifier des usages parfois trop formels (envoyer une photo de travaux avec votre smartphone sans passer par un mail).

Il est nécessaire de creuser loin lorsque l’on étudie les fonctionnalités d’un outil collaboratif afin qu’il soit le plus adéquat possible avec ce que vous recherchez…c’est la différence entre ce qui est vendu sur le papier et l’utilisation quotidienne qu’en font les utilisateurs ! Ces outils collaboratifs s’adosseront demain à des process métier qui doivent pouvoir se décliner dans les possibilités offertes par les outils.

Avez-vous besoin d’un outil de gestion des tâches ou d’un réel gestionnaire de projet ? Voulez-vous suivre l’utilisation de ces outils avec des statistiques ? Avoir un accès en mode application à partir d’un mobile ? Le partager en externe avec certains partenaires ? etc…

Par ailleurs, le prix des licences d’utilisation de ces solutions est indexé sur le nombre d’utilisateurs, d’où l’importance de bien évaluer les besoins de tous les profils de collaborateurs et d’utiliser au maximum leur potentiel.

Le travail collaboratif n’est pas un outil, c’est un projet !
Comment déployer et faire vivre votre solution collaborative pour gagner en efficacité ?

Parce qu’ils révolutionnent notre façon d’organiser le travail, les outils collaboratifs nécessitent d’être encadrés par :

> Des droits d’accès ajustés : Qui a réellement besoin d’accéder à l’outil, aux différents documents, à un canal de conversation, à un agenda ? Comment gérer les besoins d’accès ponctuels ? Est-ce l’occasion de revoir vos plans de classement, votre organisation hiérarchique sur certains sujets ?
> Des règles d’utilisation afin que l’outil soit utilisé dans des cas et moment précis,
> Un accompagnement des équipes dans ce changement culturel majeur.

Afin de ne pas se laisser déborder par l’utilisation de ces solutions et que les règles mises en place soient complètes et efficientes, il nous paraît intelligent de déployer progressivement ces outils et de les tester sur un échantillon ou un noyau d’utilisateurs. Si vous installez un tchat, ouvrez un canal de discussion entre un directeur d’agence et le directeur de la proximité, observez, notez puis ajustez vos règles de gestion avant de les généraliser à vos équipes !

La vie de l’outil dépendra par ailleurs en grande partie de votre capacité à impliquer en amont les utilisateurs dans leurs besoins et à comprendre les gains de temps et d’énergie que ces outils pourront vous apporter. 

Comment Aatiko peut vous accompagner pour déployer le travail collaboratif ?

> Dans nos missions de conseil classique

=>  Quelle que soit notre thématique d’accompagnement (projet d’entreprise, PSP, virage numérique…), nous vous proposons de travailler ensemble avec l’outil collaboratif de votre choix, de vous aider à bien l’utiliser tout au long de la mission et de dresser un bilan complet de cette période expérimentale.

 Accompagnement flash 3 jours

=> Nous animons avec les managers une réunion de présentation sur le travail collaboratif, et nos rédigeons ensemble un cahier des charges.
=> Nous réalisons un benchmark des solutions du marché, vous choisissez la solution qui répond le mieux mieux à vos attentes en termes d’utilisation et d’ergonomie.
=> En groupe de travail nous définissons ensemble la marche à suivre pour déployer l’outil au sein de l’organisme, les bonnes pratiques à adopter et les points de contrôle à mettre en place.

Accompagnement complet

=> Nous réalisons un audit de votre organisation par direction et proposons un cahier des charges pour le déploiement d’une ou plusieurs solutions collaboratives sur la base des besoins recensés par votre équipe.
=> Nous réalisons un benchmark des solutions présentes sur le marché et vous présentons le détail de ces solutions en réunion
=> Nous organisons pour vous une rencontre avec les éditeurs des solutions pré-identifiées.
=> Nous présentons 2 solutions à un groupe d’utilisateurs volontaires que nous accompagnons sur une phase de test.
=> Nous revenons dans vos locaux afin de faire un retour d’expérience avec eux et de choisir le meilleur outil.
=> Nous définissons avec le comité de direction le planning de déploiement de l’outil.
=> Dans une démarche itérative nous faisons le point mensuellement sur les bonnes pratiques à adopter et rédigeons un manuel de bonnes pratiques de l’outil.

Bonus : les collaborateurs d’Aatiko ont testé ces outils pour vous !

Pour vous prouver que ces promesses ne sont pas des leurres, nous avons basculé vers des outils collaboratifs et vous proposons notre retour d’expérience.

Avec une vingtaine de collègues souvent partis sur les routes ou dans les trains de France, le besoin de communication rapide et efficace d’Aatiko est fort. Nous avons donc fait le choix d’opter pour une solution nous permettant d’échanger et de travailler aussi bien dans nos locaux qu’en déplacement, d’échanger de manière structurée et rapide avec (quasiment) zéro mail. Cette solution comprend :

1.Un cloud, c’est-à-dire une plateforme en ligne dans laquelle l’ensemble de nos documents sont stockés et partagés. Ce système permet d’avoir accès aux documents de l’entreprise à tout instant avec ou sans connexion internet. Avec une connexion internet, elle permet de travailler en simultané sur des fichiers de tous types et ainsi de toujours modifier la toute dernière version du document !

Le cas pratique

Avant, votre collègue vous informait qu’il venait de travailler pendant une heure sur un fichier. Pas de chance, dans cet intervalle, vous aviez également modifié le fichier. Avec le cloud, lorsque vous l’ouvrez, les dernières modifications apportées par votre collègue sont identifiables et la dernière version est dans un espace partagé.

Les effets constatés

> Une agilité dans l’accès aux documents : paramétrage des accès en « lecture » ou bien « lecture et modification » en fonction des besoins de chaque profil d’utilisateur.
> Un travail collaboratif en temps réel sur un fichier
> Un accès à tout moment, même en déplacement et en réunion à l’extérieur, à tous nos documents internes

2.Un tchat, boîte de dialogue au sein de laquelle des conversations de groupe ou des conversations thématiques sont possibles avec un suivi simple des différentes discussions. Cet outil permet de grouper les centres d’intérêt.

Le cas pratique

Avant, vous étiez très souvent en copie d’interminables chaînes de mails qui vous concernaient de très loin. Avec le tchat, vous avez toujours accès à cette information sans pour autant qu’elle ne pollue votre quotidien puisqu’elle est disponible dans le canal de conversation dédié et est enrichie de contributions sans pour autant vous assaillir d’alertes à moins qu’un utilisateur n’y mentionne votre nom.

Les effets constatés

> Une réduction impressionnante du volume d’e-mails
> Une agilité dans l’organisation des chantiers internes
> Une facilité de transmission de l’information
> Des échanges riches et complets
> Pour chacun, un accès large aux différentes réflexions qui sont menées au sein du cabinet

Pour s’assurer que les usages correspondent à nos besoins, nous procédons mensuellement à un point avec l’ensemble de l’équipe. A cette occasion nous ajustons les règles d’usage, faisons remonter les problèmes rencontrés. Cette démarche itérative est là pour s’assurer que les équipes s’emparent des nouveaux outils, mais surtout pour que ces derniers s’adaptent à nos usages et non le contraire.

Nous sommes à votre disposition pour échanger ensemble sur ce sujet.

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