La plateforme (de gestion de données) – c’est bien, mais c’est quoi ?

Bonjour à tous,

Voilà maintenant quelques années que le numérique est devenu l’un des principaux sujets de préoccupation dans vos organismes: construire son plan de transformation numérique, organiser la digitalisation de ses activités, dématérialiser ses archives,… les réflexions et initiatives sur le sujet sont nombreuses et à toutes les échelles.

Mais, à côté de ces ambitions digitales souvent affichées haut et fort, nous constatons aussi que la mise en acte est souvent plus difficile : les DSI sont constamment écartelées entre un impératif de digitalisation fort (et légitime) et la difficulté à sortir de la bobologie quotidienne du SI pour trouver des solutions permettant de répondre dans les faits à cet impératif.

Le temps passant, des confrères bailleurs sociaux désireux de sortir de cette impasse se lancent dans des projets innovants, bouleversent leurs organisations, osent être les premiers à utiliser une application … et le plus souvent ça marche !

Plus que savoir s’il faut y aller ou non, les questions sont maintenant plutôt de démystifier ces sujets faussement complexes puis de cadrer comment et avec qui se lancer dans l’aventure.

Alors quelles solutions ?

Etudions aujourd’hui le cas des « plateformes de gestion de données », qui nous apparaissent comme des solutions matures et efficaces … Les bailleurs sociaux qui se sont lancés dans l’aventure, de plus en plus nombreux, pourront en témoigner.

Extrait et (très) librement traduit du site internet DILBERT ©

Nous étudierons dans de prochains billets d’autres solutions : la question du pilotage des projets via des « outils de travail collaboratifs«  (en interne ou en inter-organismes) très utiles si bien utilisés ; la question du « suivi du plan de charge d’une DSI« , et donc de son organisation et de sa place dans l’organisme ; la question de la construction d’un « plan de mutualisation des SI«   (en cas de fusion, regroupement ou SAC)…

La plateforme (de gestion de données) – c’est bien, mais c’est quoi ?

Qu’est-ce que c’est ?

Le terme de plateforme est un mot générique / valise utilisé pour décrire de nombreuses réalités ou alimenter les fantasmes. Au fil des discussions avec les éditeurs et start-up de l’immobilier, des démonstrations d’outils et d‘échanges avec des bailleurs qui se sont lancés dans l’aventure, nous avons identifiés qu’une plateforme de gestion des données permet de :

Quels intérêts ?

On le comprend à travers cette définition, la plateforme est là pour traiter du sujet de la consolidation de la donnée. Elle répond à un objectif stratégique de moyen-terme : vous permettre de reprendre la main sur vos données métiers, plutôt que d’en déléguer la gestion (voire la propriété) à des acteurs tiers (qu’ils soient vos partenaires ou non) qui pourraient être tentés de les monétiser.

Cette reprise en main ouvre la porte à de nombreux usages, générateur de plus-values / gains d’efficience non-négligeables.

A moyen-terme, et d’un point de vue stratégique, la plateforme permet par exemple :

La possibilité d’apporter des réponses rapides et concrètes à des cas d’usage métiers (développés en interne, par une start-up ou un éditeur installé), le plus souvent autour :

=>   de nouveaux services aux occupants, par exemple la location de parking, le suivi des réclamations ou un chatbot
=>   d’une meilleure gestion technique du patrimoine, par exemple le pilotage des contrats d’entretien
=>   d’outils décisionnels dynamiques et prédictifs, par exemple les impayés prédictifs

> La garantie d’une donnée pérenne et à jour, permettant de redonner confiance aux utilisateurs dans les données présentes dans le SI… et donc d’utiliser ces informations à plein et d’arrêter de se lancer dans des stratagèmes chronophages pour se procurer une information à la fiabilité douteuse (fichier Excel parallèle, constat sur site, interrogation des collègues, …)

> L’accès simple et rapide, y compris en mobilité, à ces informations permettant de supprimer les aller-retours entre siège et terrain, sources de perte de temps et générateurs de quiproquo

> La possibilité de consolider / croiser ces données, et ainsi d’appuyer et objectiver vos décisions. Décisions qui aujourd’hui ne peuvent plus être prises sur des analyses statiques et en silo mais doivent être prises en temps réel et en intégrant vos dynamiques internes et celles de vos parties prenantes (gouvernance, élus, prestataires) et de votre territoire.

> Sortir d’une logique de projet long et coûteux et ne générant des gains qu’à moyen-terme pour se concentrer sur des projets plus petits, générant des gains rapides et visibles et pouvant être étendus progressivement

> Construire une base commune, inter-organismes, support à une mutualisation intelligente des SI (c’est-à-dire préservant vos spécificités et vos progiciels cœur de métiers tout en permettant de réels gains sur la réalisation de projets innovants communs).
L’intérêt de s’y lancer et les réalités des gains générés ne font aujourd’hui plus débat. Les bailleurs s’étant lancés dans l’achat et la mise en place d’une plateforme, quelle qu’elle soit, pourront en témoigner.
Reste à voir comment se lancer ? et avec qui ?

Comment s’y retrouver ? Comment s’y prendre ?

Les objectifs stratégiques d’une plateforme ont beau être clairs et limpides, il est parfois difficile de s’y retrouver dans le paysage actuel. Les start-up prometteuses se multiplient sur ce créneau de la valorisation des données immobilières en pleine structuration, et que vos éditeurs métiers historiques commencent également à investir …

Si ces outils répondent tous à un besoin précis d’une manière innovante, ils abusent parfois de l’argument de la plateforme de gestion de données et laissent à penser que pourra venir se fédérer autour d’elle un écosystème cohérent, inter-opérable et modulable à façon … ça n’est évidemment pas toujours le cas, pour des raisons techniques et/ou commerciales.

Nous estimons qu’avant de se lancer dans le choix et la mise en place d’une de ces solutions (ou de développer la vôtre), un rapide temps d’arrêt est nécessaire et trois grandes questions doivent être posées :

 A quels cas d’usage métiers cette « plateforme » doit-elle répondre, à très court-terme puis à moyen-terme ?

> La solution choisie est-elle réversible ? interopérable ? évolutive ? mutualisable avec d’autres bailleurs : autrement dit est-elle une réelle plateforme de gestion de données, ou bien un éditeur de solutions SI classique ?

> Quels sont les retours sur investissement attendus ? Comment les mesurer avant d’avancer plus en avant dans son déploiement ?

Si ces outils répondent tous à un besoin précis d’une manière innovante, ils abusent parfois de l’argument de la plateforme de gestion de données et laissent à penser que pourra venir se fédérer autour d’elle un écosystème cohérent, inter-opérable et modulable à façon … ça n’est évidemment pas toujours le cas, pour des raisons techniques et/ou commerciales.

Nous estimons qu’avant de se lancer dans le choix et la mise en place d’une de ces solutions (ou de développer la vôtre), un rapide temps d’arrêt est nécessaire et trois grandes questions doivent être posées :

 A quels cas d’usage métiers cette « plateforme » doit-elle répondre, à très court-terme puis à moyen-terme ?

> La solution choisie est-elle réversible ? interopérable ? évolutive ? mutualisable avec d’autres bailleurs : autrement dit est-elle une réelle plateforme de gestion de données, ou bien un éditeur de solutions SI classique ?

> Quels sont les retours sur investissement attendus ? Comment les mesurer avant d’avancer plus en avant dans son déploiement ?

Bref,

1/ l’entrée ne doit pas être technique mais métier et l’oublier, c’est risquer de passer d’une solution sexy sur le papier à de vraies galères lors de son déploiement.

Supprimer tel fichier Excel ou tel papier, pouvoir informer un locataire en temps réel, avoir accès au calendrier d’intervention de mon prestataire, anticiper la panne d’un équipement, … des gains concrets et rapides sont la garantie de l’adhésion de vos collaborateurs à ce nouvel outil.

> Une fois votre plateforme choisie, l’enjeu est plus dans la définition des modalités de déploiement de la solution auprès de vos équipes que dans la mise en place technique de l’outil en question :
=> Comment associer les collaborateurs pour définir les cas d’usage et estimer les gains attendus ?
=> Une fois ceux-ci définis, selon quels critères les prioriser (il vaut mieux apporter un gain concret par mois pendant 6 mois, qu’attendre 6 mois pour en apporter dix) ?

=> Comment accompagner les équipes dans la prise en mains du nouvel outil (communication, formation, calendrier de déploiement…) ?

2/ l’entrée doit également combiner deux temporalités :

> le court-terme, tant la promesse de gains rapides et simples conditionne l’adhésion de vos équipes au projet ;

> et le moyen-long terme, tant la promesse d’une plateforme vous permettant de reprendre la main sur vos données et votre système d’information ne peut se transformer dans 3 ou 5 ans en un mirage.

Notre accompagnement

Nous côtoyons régulièrement ces solutions dans vos organismes et avons tissé ces derniers mois un dialogue nourri, constructif et indépendant avec leurs éditeurs.

Nous connaissons parfaitement vos enjeux métiers et vos contraintes opérationnelles et organisationnelles.

Cette double expertise (métiers et SI) nous permet de nous positionner naturellement comme une « passerelle » à même de vous aider à faire les bons choix et faire en sorte que votre volonté d’investir dans un SI innovant, basé autour de solutions s’appuyant sur des plateformes de données, s’avère payant.

Que vous cherchiez à travers la mise en place de ce type de solutions à gagner rapidement en efficience opérationnelle, à outiller votre prise de décisions ou à engager une mutualisation de vos SI… nous pouvons vous proposer un accompagnement flash (5 à 10 jours) et sur-mesure.

Nous aurons plaisir à échanger avec vous sur ces sujets,

Pierre-Louis ROUSSEL
Directeur Général Adjoint

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