Traquons vos fantômes !

Qu’appelons-nous organisme fantôme ? L’organisme fantôme correspond à une part du travail de vos équipes, part qui ne représente pourtant pas de réelle utilité ou de réelle valeur ajoutée pour votre organisme. Il s’agit souvent de tâches menées par habitude, par confort, par réflexe. 

Quels fantômes rencontrons-nous le plus ?

> Le fantôme informatique
Ce fantôme est le plus insidieux : il nous conduit à ressaisir dans Excel des informations… qui sont déjà dans notre système d’information central ! Chacun, ou presque, a son petit fantôme juché sur son épaule. Défiance vis-à-vis des outils informatiques, doute sur la fiabilité des données de votre ERP, difficulté à produire des requêtes, non instantanéité de transmission de l’information… sont autant de causes (et de prétextes) pour créer, dans son coin, ses petits fantômes informatiques !

Et pourtant. Nos systèmes d’information ont tellement de possibilités. Pourquoi recourir à Excel ? Quelle perte de temps, d’abord en saisies, puis en confrontations de bases hétérogènes censées contenir la même information. Ne serait-il pas plus efficient de mieux exploiter vos outils déjà existants ?

> Le fantôme historique
Ce fantôme est le plus pervers : « je réalise cette tâche, de cette façon, parce que j’ai toujours fait ainsi ». Oui, mais … l’organisation est-elle toujours la même ? Vos outils n’ont-ils pas évolué ? De nouvelles technologies (LAD, GED, décisionnel) ne sont-elles pas à votre disposition ?

Combien de fois constatons-nous que des tâches de photocopies, d’archivage, de traçabilité… n’ont pas d’intérêt. Pourquoi est-ce si dur de se séparer de ces tâches quand elles n’ont plus de sens ? quand elles ne répondent plus à un enjeu de votre organisme ?

> Le fantôme de l’habitude
Ce fantôme est le plus savoureux : Une tâche est réalisée, souvent de manière consciencieuse, alors même … qu’elle ne sert plus à rien ! Quand nous détectons cette situation, notre première question est « que se passerait-il si vous ne faisiez plus cette tâche ». Quand la réponse se traduit par un silence embarrassé, alors c’est qu’un fantôme y est caché !

Nos armes pour traquer vos fantômes ?

Nous chassons les fantômes, parmi les tâches qu’il est possible de simplifier, d’alléger voire de supprimer :
=> Tâches automatisables : élaboration de tableaux de bord, production de listes d’extraction, édition de courriers, ressaisie d’informations sur plusieurs supports (dans le progiciel et dans Excel). Les utilisateurs, par méconnaissance, réalisent de nombreux traitements bureautiques (sur Excel et Word notamment) qu’il est possible d’automatiser sous forme d’extraction de données, d’automatisation de courriers, d’ajustement de paramétrage,
=> Tâches redondantes, effectuées au sein de plusieurs services : il est fréquent que par manque d’information, certains travaux soient effectués à plusieurs reprises dans l’organisme. Nous constatons notamment des doublons entre le siège et les services de proximité (agences, antennes),
=> Tâches supprimables : réflexes de recourir à des photocopies ou de monter des dossiers papiers « au cas où … », traçabilité d’informations que personne ne va ensuite analyser, …
=> Tâches ne correspondant pas aux enjeux de l’organisme ou du service : travailler, c’est bien, à condition que ce travail corresponde à une réelle mission attendue. La charge de travail doit aussi être en corrélation avec les enjeux du service ou de l’organisme. A quoi bon consacrer 80% de son temps sur un processus administratif, si celui-ci ne représente pas un enjeu pour le bailleur. Ce travail consacré se fera malheureusement au détriment des vraies tâches à enjeux.

Comment traquer vos fantômes ?

Notre intervention décortique avec vos équipes, à leur poste de travail, leurs travaux opérationnels pour :
=> Identifier les tâches à simplifier ou à supprimer : travaux chronophages, sans intérêts (mais effectués par le poids des habitudes), administratifs, redondants …
=> Procéder à des ajustements de règles de gestion afin de les simplifier,
=> Repositionner le système d’information, dans l’esprit des équipes, comme un outil plutôt que comme une contrainte,
=> Améliorer le confort de travail et le sentiment d’utilité pour les collaborateurs,
… pour que, au final, vos équipes puissent se focaliser sur les vrais enjeux de leur service et de leur organisme.

Il s’agit de missions :
=> légères (entre 10 et 15 jours d’intervention),
=> qui portent uniquement sur certains de vos processus où vous pressentez que les fantômes se cachent. Il s’agit de processus transversaux, avec des flux d’informations fréquents et massifs, qui sont censés être couverts par votre système d’information (par exemple : le précontentieux, les flux factures fournisseurs, le congé du locataire (depuis le préavis jusqu’à la remise en état du logement) …),
=> sans remise en cause de votre organisation : la chasse aux fantômes n’a pas pour vocation à faire évoluer votre organigramme : nous améliorons le confort de travail et les travaux opérationnels, à effectif constant, sans remettre en cause fondamentalement l’organisation en place : il s’agit uniquement de supprimer des tâches sans valeur ajoutée pour permettre à vos équipes de retrouver du temps à consacrer à vos vrais enjeux,
=> avec des gains visibles et rapides : la clé du succès est là : il s’agit de projets rythmés, dans un temps restreint (2 ou 3 mois), avec une fin perceptible.

Exemples de résultats obtenus

A titre d’illustration, voici quelques exemples de gains identifiés à travers nos réflexions menées autour de la résorption de l’organisme fantôme :
=> 6.650 heures de gains par an sur les 5 agences de proximité d’une ESH de 14.000 logements.
=> 1.600 heures de gains par an sur le processus « précontentieux – contentieux » d’un OPH Départemental de 13.800 logements.
=> 2.850 heures de gains par an sur 4 processus administratifs à enjeux pour un OPH Municipal de 5.000 logements (dont 1.130 heures pour les interventions techniques de la régie, et 460 heures pour les états des lieux sortants et la remise en état des logements vacants).

Comment progresser dans cette réflexion ?

Si vous souhaitez :
=> témoigner de la considération pour le travail, parfois ingrat de vos équipes,
=> gagner en efficience pour améliorer vos coûts de gestion,
=> dégager du temps et des compétences pour faire face à vos nouveaux enjeux (maîtrise des charges, mixité sociale, habitat senior, management transversal…),
alors n’hésitez pas à nous solliciter pour que nous partions ensemble à l’assaut de votre organisme fantôme