La période de régularisation des charges est achevée ou en voie d’achèvement pour la plupart d’entre vous : cette année, le climat hivernal fut plutôt clément : nous constatons, malgré l’augmentation des coûts énergétiques, des régularisations légèrement créditrices pour vos locataires : c’est plutôt une bonne nouvelle.
Pour autant, face à la tendance haussière de ces dernières années, comment maîtriser durablement les charges de vos locataires ? Comment en mesurer l’effet sur la quittance de vos locataires ? Comment intervenir à fois sur le levier de la consommation et sur le levier des coûts ?
Extrait et (très) librement traduit du site internet DILBERT ©
Observatoire des Charges : Comment maîtriser la quittance du locataire ?
‘L’esprit’ des projets que nous menons auprès des bailleurs
La réflexion que nous menons auprès des bailleurs vise à un objectif principal : maîtriser les charges pour permettre aux locataires de respecter leurs engagements de paiement.
Mener une démarche opérationnelle et non pas statistique …
La démarche que nous déployons auprès des bailleurs sort d’une approche uniquement statistique. Pour nous, un Observatoire des Charges ne peut se résumer à l’extraction et à la comparaison de données (issues de votre système d’information). Produire des tableaux est un pré-requis, mais doit il rester un moyen : il ne représente en aucun cas la finalité d’un projet de mise en place d’un Observatoire des Charges.
La démarche que nous vous proposons consiste :
D’une part, à identifier les pistes concrètes, matérielles et terrains permettant de réduire les charges : et c’est sur la base de ces pistes que les indicateurs de détection des actions à mener vont pouvoir être définis. D’autre part, à intégrer des informations non présentes dans vos outils informatiques, mais pouvant impacter la précarité énergétique des locataires : charges privatives, déplacements professionnels, … Enfin, à définir comment les équipes, une fois l’Observatoire modélisé et mis en place, vont pouvoir concrètement utiliser cet Observatoire pour maîtriser les charges et réduire le pied de quittance : responsabilités terrain, outils nécessaires, management du processus, …
… permettant de maîtriser les charges sous forme d’un pilotage par la performance …
Un Observatoire des Charges n’a d’intérêt que si, au-delà de son volet tableau de bord, il permet de suivre 3 dimensions :
La dimension des objectifs à atteindre : quelles performances doivent être réalisées pour tel poste de charges sur tel groupe ? La dimension des actions à mettre en oeuvre : quels sont les leviers retenus pour atteindre l’objectif fixé ? qui est en charge de mener ces actions ? pour quand ? La dimension de l’analyse des résultats obtenus : les actions ont-elles été menées ? quels ont été leurs impacts sur les charges ? l’objectif a-t-il été atteint ? peut-on recommander cette action pour un autre patrimoine se trouvant dans le même cas de figure ?
… sur l’ensemble des leviers d’actions dont disposent les bailleurs sociaux
Notre réflexion prévoit donc que votre Observatoire des Charges puisse piloter, par la performance, les différents leviers de maîtrise, voire de réduction du montant des charges :
Levier 1 : le pilotage des coûts (à travers le levier de politiques d’achats), Levier 2 : le pilotage des tarifs (à travers les politiques d’entretien retenues), Levier 3 : le pilotage des consommations (à travers les actions menées auprès des locataires).
Comment initier votre réflexion ?
Notre démarche s’adapte à votre existant (notamment informatique) et à vos procédures internes (politiques d’entretien, gestion des achats de contrats de maintenance, règles de calcul des provisions et de facturation des charges, modalités et calendriers de régularisation).
De manière générale, nous accompagnons les bailleurs sur toutes ou partie des actions suivantes :
Définir les leviers d’actions dont dispose le bailleur pour maîtriser ses charges (et notamment les charges récupérables), Identifier comment maîtriser et réduire les charges afin de faire évoluer le pied de quittance, Réaliser un benchmark auprès de bailleurs ayant déjà mis en place un Observatoire des Charges, Formaliser les fonctionnalités, les données et les indicateurs requis pour le bon fonctionnement de l’Observatoire des charges, Maquetter les tableaux de bord attendus, Définir le scénario d’informatisation le plus adapté à votre organisme (projet décisionnel vs développement spécifique vs choix d’un progiciel (il en existe globalement deux : ODC de SULLY GROUP et WEBCHARGES de HTC)), Vous assister pour la consultation et pour le choix de la Solution, Vous accompagner dans le déploiement du dispositif, Intégrer l’Observatoire des Charges dans les pratiques opérationnelles de vos équipes pour suivre les consommations et ajuster les provisions au plus tôt.
Nos références récentes sur la mise en place d’un Observatoire des Charges
2014 : Alliade Habitat (31.100 logements) – Définition des conditions de mise en place d’un Observatoire des Charges permettant de réduire le pied de quittance : identification des leviers d’actions du bailleur pour maîtriser les charges. Formalisation des fonctionnalités, des données et des indicateurs requis. Maquettage des tableaux de bord attendus. Formalisation de la procédure de gouvernance et de fonctionnement de l’Observatoire des Charges.
2013-2014 : Groupe Logement Français (80.400 logements) – Assistance à la définition et au choix de l’Observatoire des Charges : étude de l’existant, définition des besoins, maquettage des tableaux de bord, étude des scénarios informatiques (progiciel versus décisionnel), rédaction du cahier des charges, assistance au choix de la Solution d’Observatoire des Charges.
Comment progresser dans cette réflexion (que vous souhaitiez créer votre Observatoire ex-nihilo ou que vous souhaitiez améliorer votre dispositif actuel) ?
N’hésitez pas à nous contacter pour que nous partagions ensemble nos points de vue sur le sujet. Nous aurons grand plaisir à échanger nos convictions respectives sur les meilleurs moyens de concevoir puis de faire vivre votre Observatoire des Charges.