Comment garantir une bonne reprise des données ?

image65Rappel : un enjeu de la réforme est d’améliorer la fiabilité des données et de favoriser l’exploitation statistique et pour ce faire, de supprimer le nombre important de doublons présents dans la base SNE.

 

Les bonnes pratiques à privilégier en ternes de renouvellement :

  • Renouveler les demandes au fur et à mesure que les demandeurs se présentent pour un renouvellement.
  • Toujours effectuer le renouvellement en mode « renouvellement » et, le cas échéant, le faire directement sur le serveur national.
  • Toujours renouveler une demande réactivée par le gestionnaire.

 

Les pratiques à abandonner :

  • Un renouvellement par anticipation, pour « récupérer » par avance toutes les demandes anciennes : certaines de ces demandes ne seront pas renouvelées, inutiles donc de les ajouter à la base pour les radier ensuite !


Comment faire pour éviter la création de demandes en "doublons" ?

image46Toujours dans une perspective de fiabilisation des données… le Système National d’Enregistrement des demandes de logement social, en donnant à chacun l’accès aux autres demandes enregistrées sur le territoire, peut permettre de limiter le nombre de doublons… à condition que chaque guichet d’enregistrement soit vigilant sur ce point !

Les bonnes pratiques à poursuivre :

  • Pour les guichets saisissant directement sur le serveur national, utiliser systématiquement la fonction « Recherche de doublon » lors de la création d’une demande.
  • Pour les guichets utilisant un système privatif, il convient de procéder à des vérifications régulières des demandes présentes dans la base et de bien intégrer les dispatchings (les créations, renouvellements, radiations ou modifications en provenance des autres guichets) afin de ne pas créer une demande déjà enregistrée par un autre guichet.

 

Les pratiques à abandonner :

  • Enregistrer une demande sous le nom de jeune fille d’un demandeur.
  • Enregistrer une demande avec le nom de famille accolé deux fois (ex :  Dupond-Dupond).
  • Enregistrer la date de naissance du demandeur avec un jour de décalage par rapport à la date inscrite sur la pièce d’identité.

 

Que faire en cas de demande en "doublon" identifiée ? Rappel de la procédure

  • Si la date de dépôt de la demande présente dans le système est antérieure à la celle du cerfa, il convient d'utiliser cette demande et de ne pas en créer une autre.
  • Si la date de dépôt de la demande présente dans le système est postérieure à la celle du cerfa, il convient de contacter le gestionnaire afin qu'il modifie la date de date de dépôt de la demande déjà présente.
  • En aucun cas il ne faut forcer le doublon, excepté pour les doublons détéctés sur une demande radiée pour non renouvellement depuis moins de cinq mois.
  • Si un doublon est déjà présent dans la base, il convient de vérifier que le nom, prénom, date de naissance et civilité sont identiques sur les deux demandes, et prévenir le gestionnaire afin qu'il traite le doublon.

 
Comment se font les demandes de renouvellement ?

image64Les préavis de renouvellement simple sont envoyés automatiquement un mois avant la date d'anniversaire de la demande.
Dans le préavis qu’il reçoit, le demandeur a la liste des services enregistreurs auxquels il peut s’adresser pour procéder au renouvellement de sa demande. Si le demandeur ne renouvelle pas sa demande dans les 3 semaines qui suivent, il recevra un courrier de renouvellement avec Accusé réception.
Depuis janvier 2014, les demandeurs peuvent eux-même effectués le renouvellement de leur demande en se connectant qur le grand portail public d'enregistrement disponible sur : www.demande-logement-social.gouv.fr.

Ils sont désormais avertis par sms de l'expiration de leur demande. Le code guichet « GDPUB » qui apparaît au niveau du champ « Guichet enregistreur dernière modification » du SNE indique que la demande a été renouvelée en ligne par le demandeur, via ce portail.


Comment rapatrier une demande de l'application vers son système privatif ?

image63L’application nationale permet de rapatrier dans son système privatif une demande enregistrée dans l’application (par soi-même ou par un autre service enregistreur), grâce à la fonction Copie numérique, qui se trouve dans l’application nationale, dans l’onglet Rechercher / Fonction modifier / Sous-onglet Demande ou l’onglet Créer une demande / Sous-onglet Demande.

Attention toutefois, pour recevoir la demande rapatriée vous devez :

  • Avoir transmis votre certificat ainsi qu’une adresse mail pour les échanges en asynchrone.
  • Avoir intégré la clée publique de chiffrement dans votre système.

 

Bon usage des motifs de radiation :

image51Motif « abandon de la demande » : Si le demandeur ne recherche plus de logement social, vous devez vous assurer de disposer de la renonciation écrite du demandeur.
Motif « irrecevabilité de la demande » : Si une demande est jugée irrecevable par la commission d'attribution, il faut procéder à la radiation, après en avoir avisé l'intéressé par lettre recommandée avec accusé de réception.
Motif « impossibilité de contacter le demandeur » : Si un demandeur n’a pas donné de réponse à un courrier envoyé à la dernière adresse indiquée, il faut procéder à la radiation un mois après en avoir avisé l'intéressé, par lettre recommandée avec accusé de réception.
Motif « non renouvellement » Cette radiation s’effectue automatiquement un an et un mois après la date d’anniversaire de la déposition de la demande.
Motif « attribution » : Il faut procéder à la radiation dès la signature du bail, et mettre à jour la demande avec les dernières informations connues au moment de l’enregistrement de l’attribution.

 

Une demande vous revient avec l'anomalie XXXX, que faire ?

Dans un premier temps, transmettez-nous le fichier xml de la demande (envoi et retour) afin que nous puissions le transférer à l'assistance nationale pour analyse.

Cas particuliers :

Cas 1 : que faire lors d’une séparation du demandeur et du codemandeur ?

  • Soit l’un des deux conjoints ne souhaite pas conserver la demande, dans ce cas il faut garder la demande initiale et son ancienneté en supprimant simplement la personne qui ne souhaite pas conserver sa demande,
  • Soit les deux conjoints souhaitent conserver une demande de logement, dans ce cas il  faut supprime le codemandeur de la demande initiale, créer une demande à son nom et demander au gestionnaire territorial de modifier la date de dépôt afin que le demandeur conserve son ancienneté.

 

Cas 2 : que faire lors du décès du demandeur ?
Si vous disposez d’un acte de décès, vous pouvez radier cette demande pour abandon.
Sinon, la demande sera radiée automatiquement du serveur pour non renouvellement le moment venu.

Cas 3 : que faire lors du décès du demandeur alors qu’il y a codemandeur sur la demande ?
Il faut remplacer le demandeur par le codemandeur et garder la demande initiale.

Cas 4 : que faire lors d’une demande de mutation ?
Il faut saisir les demandes de mutation en tant que nouvelles demandes de logement si le demandeur était logé dans logement social.
Si le demandeur était logé dans un logement privé mais qu’une demande de logement social  existe à son nom, il faut repartir de cette demande.

Cas 5 : que faire lorsqu’une demande est inexistante ?
La fonctionnalité « renouvellement antérieur à 2011 » n’est plus disponible depuis la version 2.3. Il faut donc créer la demande avec la date du jour pour date de dépôt et demander à son gestionnaire de modifier la date de dépôt afin que le demandeur garde son ancienneté.