Nos offres d'actualités

Sur la base de nos missions réalisées, nous avons développé des modes de réflexion globaux basés sur:

  • Une connaissance et une appréhension approfondies de vos métiers immobiliers
  • Des convictions fortes inhérentes à notre expérience acquise au travers de nos nombreuses missions déjà menées
  • Des points clé de réflexion vous permettant d'atteindre les objectifs de vos projets

Nous avons illustré nos savoir-faire, autour de certaines de nos offres d'actualité, afin de vous permettre de juger de la pertinence et de l'originalité de nos approches.

Bonjour,

La télé-relève. Beaucoup en parlent. Certains d’entre vous, de plus en plus nombreux, franchissent le pas. Les principes de pose, de location, d’entretien et de télé-relevé de compteurs divisionnaires d’EFS et d’ECS sont maintenant bien connus. Et leur intérêt démontré.

Le prix n’est plus un secret et les acteurs du marché ont à présent des offres structurées (Ista, Proxiserve, …) : il n'y a donc pas de difficultés techniques à proprement parler. Mais il s’agit surtout de pouvoir :
absorber la forte charge de travail interne que le déploiement des nouveaux compteurs génère pour vos équipes pendant toute la période d’installation.
faire évoluer vos pratiques internes de quittancement et de régularisation en demandant à vos équipes d’intégrer chaque mois les nouvelles tâches de suivi, d'analyse et de contrôle de l'information requise.
aider vos locataires à tirer le meilleur parti de la télé-relève pour maîtriser leur consommation et réduire leurs charges.


Comment aborder votre projet de télé-relève ?

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Nous estimons que le déploiement de la télé-relève est avant tout un projet d’amélioration des processus et de maîtrise des consommations et des charges. Dès lors, pourquoi est-il si souvent confié à la Direction du patrimoine ?

Une grande partie du projet semble concerner des tâches déjà gérées actuellement (la facturation et la régularisation de l’eau) : par conséquent, de nombreux organismes ont la tentation de déployer le dispositif à « isopérimètre » de pratique et d’organisation. C’est selon nous la vraie cause des semi-échecs relatifs constatés : l’absence de diminution des consommations.
Chez Aatiko Conseils, nous pensons que l’ambition d’un tel projet va au-delà de la seule modernisation des équipements : il doit être l’occasion de s’interroger sur vos modes de fonctionnement métier, sur le potentiel d’optimisation de vos pratiques, et sur votre relation aux locataires. Et ce grâce à :

une utilisation optimale des nouvelles possibilités offertes par la télé-relève (suivi quasiment instantané des consommations, facturation mensuelle au plus proche du réel consommé, sensibilisation possible des locataires, …).
une traduction financière concrète sur le portefeuille des locataires, grâce à une réelle maîtrise de leur consommation, et au final une réduction de leurs charges d’eau.

 

Quels éléments de vigilance avoir en tête lors de la mise en place de la télé-relève sur votre parc ?

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> Faire installer vos compteurs physiques, puis créer ou mettre à jour vos compteurs informatiques

Techniquement, le remplacement des compteurs s’avère être une tâche relativement aisée. C’est, en revanche, la logistique associée ainsi que le temps à y consacrer qui posent ici, souvent, des difficultés aux équipes de nos clients. Les tâches à réaliser dans ce cadre sont notamment :
Planifier et organiser les audits techniques de vos résidences par votre prestataire retenu,
Faire établir et analyser les devis des travaux requis localement pour mettre en place les télé-compteurs sur le parc,
Faire installer les compteurs par votre prestataire (avec toute la logistique associée : prise de rendez-vous avec les locataires, gestion de leurs absences, nécessité d’une présence sur site de vos équipes, …),
Réceptionner l’installation des compteurs,
Saisir dans votre système d’information les compteurs (références, lots ou logements concernés, index final de l’ancien compteur, index initial du nouveau compteur, …),
Contrôler les index.

> Assurer la transition depuis votre facturation semestrielle (ou annuelle) actuelle avec acompte, vers la facturation réelle mensuelle

C’est vraisemblablement le chantier qui demande le plus de minutie (et donc de temps) car il représente la colonne vertébrale de votre dispositif de télé-relève. Sur la base de notre retour d’expérience, nous appelons à votre vigilance sur le bon déroulement des chantiers suivants :

Contrôler, après l’installation de la télé-relève de chaque résidence, la cohérence des éléments constitutifs de la facturation, transmis par votre prestataire. Nous suggérons notamment de :
> Vérifier la cohérence entre les compteurs physiques posés et ceux déclarés dans votre système d’information,
> Identifier et traiter les compteurs en anomalies (selon différents motifs, très chronophages à traiter, dont les plus fréquents sont : compteur non posé pour motif technique, compteur non posé car locataire absent, compteur posé mais avec erreur de consommation, compteur posé sans affectation à un lot identifié, ou encore compteur posé mais … qui n'émet pas !). Avouons que, selon la taille de votre parc, le traitement au cas par cas de ces anomalies peut demander énormément de temps.
Vérifier les index de dépose des anciens compteurs et de pose des nouveaux compteurs,
Intégrer les données dans votre système d’information,
Assurer en interne, avec vos équipes de terrain, le contrôle de la bonne intégration des données,
Contrôler, pendant une période test (nous préconisons deux mois) la cohérence des consommations des nouveaux compteurs avec le fichier des alertes fuites transmis par votre prestataire,
Traiter les modifications des index, les transmettre à votre prestataire et s’assurer lors de la télé-relève suivante de la bonne prise en compte de ces corrections,
Assurer une mini régularisation des charges auprès des locataires concernés pour les groupes venant de passer en télé-relève au cours du mois précédent.
> Contrôler la cohérence des régularisations liées au changement de compteurs.
> Assurer la communication auprès des locataires concernés par le changement de compteurs et par la régularisation de transition.

> Mettre en place et fiabiliser votre nouvelle procédure de facturation mensuelle en régime de croisière, une fois la phase de transition achevée

Il convient alors de formaliser vos nouvelles pratiques internes. Vous allez passer d’une analyse semestrielle ou annuelle de vos charges d’eau à un processus mensuel. Ces nouvelles pratiques vont donc ajouter, chaque mois, une charge de travail supplémentaire à vos équipes. Elles vont notamment devoir réaliser les tâches suivantes :
Intégrer chaque mois les données transmises par le prestataire dans votre système d’information (nouvelle tâche souvent à la charge de la DSI),
Contrôler la bonne intégration des données (nouvelle tâche souvent confiée aux chargés de clientèle) qui vont notamment dans ce cadre :
> Contrôler la cohérence des consommations de chaque ménage avec le fichier des alertes fuites,
> Communiquer à votre prestataire de télé-relève les modifications des index et vérifier la bonne prise en compte de ces corrections.
Contrôler la cohérence de la facturation,
Informer les locataires, sur support didactique et pédagogique (nouvelle tâche souvent confiée aux agences) :
> du suivi de leur consommation,
> des économies d’eau réalisées d’un mois sur l’autre (ou des économies réalisables par rapport à un panel de ménages de taille similaire),
> des suspicions de fuites au sein de leur logement.

Vous doutez de la capacité de vos équipes à absorber, à court terme, la charge de travail requise pour le déploiement, puis pour la stabilisation de la télé-relève des compteurs ?

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Pourquoi ne pas opter ponctuellement pour une assistance à maîtrise d’ouvrage ?

Cela vous offrirait :
Un apport d’expertise sur les chantiers clé de votre projet,
Une maîtrise des risques sur les points de vigilance (suivi des plannings, coordination des intervenants, évolution de votre système d’information, mise en place des nouveaux processus internes, communication et sensibilisation des locataires),
Une solution confortable pour absorber la charge de travail ponctuelle inhérente à votre projet (tout comme vous y avez eu sûrement recours pour votre dernier changement informatique).

Parmi les chantiers où vous pourriez vous laisser tenter par un accompagnement figurent :

Chantier 1 : L’assistance à la rédaction de votre DCE et au choix de votre prestataire de télé-relève
Nous vous faisons gagner du temps dans la rédaction des DCE sur la base de nos modèles standard.
Nous intégrons notamment dans votre CCAP les clauses d’engagement de résultats, de bonus / malus et de pénalités éventuelles appliquées au prestataire du marché en cas de non respect de la qualité du service attendu ou des délais contractuels.

Chantier 2 : La rédaction des modes opératoires sur les évolutions de pratiques induites par la télé-relève
Trop de bailleurs confondent le moyen et la finalité du mode opératoire. Le mode opératoire est selon nous uniquement un levier méthodologique pour faciliter la conduite du changement auprès de vos équipes : rédiger des modes opératoires ne peut en aucun être un objectif.
Nous rédigeons les modes opératoires tels que : le plan d’évolution de vos pratiques (installation, transition, et télé-relève), ou le nouveau processus mensuel d’intégration et de contrôle des charges d’eau, ou encore, vos relations avec les locataires pour leur maîtrise de leur consommation d’eau.
Nos modes opératoires intègrent 3 dimensions : les principes organisationnels (qui fait quoi), les règles de gestion métier, et l’utilisation informatique.
Nous privilégions une approche pragmatique (la solution qui marche, et non la solution idéale).

Chantier 3 : l’accompagnement du changement sur la facturation de l’eau
Nous vous proposons nos dispositifs de conduite du changement qui intègrent non seulement des actions de communication et de formation, mais également un ensemble d’interventions qui permettra au management et au terrain de comprendre, d’adhérer et de s’approprier les évolutions induites par la télé-relève (notamment sur la facturation mensuelle de l’eau et sur les actions de maîtrise des consommations à lancer auprès des locataires).
Nous analysons avec les métiers les changements qu’apporte la nouvelle solution, ainsi que les adaptations nécessaires dans les façons de travailler (flux, organisation, bonnes pratiques).

Chantier 4 : la communication et les flux d’information avec vos parties prenantes externes
Nous vous proposons dès le début du projet des supports de communication synthétiques, permettant d’instaurer une dynamique auprès de l’ensemble des parties prenantes du projet (y compris les associations de locataires, les collectivités locales, …).

Chantier 5 : l’assistance à maîtrise d’ouvrage pour le pilotage du déploiement de la télé-relève
Nous mettons donc à votre disposition, pour votre projet de compteurs en télé-relève, des outils et des modalités de pilotage parfaitement éprouvés : tableaux de bord, plan d‘action, support de communication locataires, rapport flash d’avancement et de difficultés, …

 

Par où commencer si votre organisme a décidé de se lancer dans la télé-relève généralisée de ses compteurs ?


Vous avez déjà lancé votre projet ou vous envisagez de le faire ? Vous êtes en cours de déploiement et vous rencontrez des difficultés de pilotage et de coordination ? Vous avez déjà déployé les nouveaux compteurs et vous souhaitez à présent accompagner vos locataires pour qu’ils en tirent le meilleur parti ?
N’hésitez pas à nous contacter. Nous aurons grand plaisir à échanger sur vos préoccupations et à vous présenter des éléments de retour d’expérience. Vous trouverez également davantage d’informations en cliquant ici.


JHD 2Jean-Hervé DUCHESNE
Associé
06 83 61 28 23