Nos offres d'actualités

Sur la base de nos missions réalisées, nous avons développé des modes de réflexion globaux basés sur:

  • Une connaissance et une appréhension approfondies de vos métiers immobiliers
  • Des convictions fortes inhérentes à notre expérience acquise au travers de nos nombreuses missions déjà menées
  • Des points clé de réflexion vous permettant d'atteindre les objectifs de vos projets

Nous avons illustré nos savoir-faire, autour de certaines de nos offres d'actualité, afin de vous permettre de juger de la pertinence et de l'originalité de nos approches.

Bonjour à tous,

La saison de chauffage vient de s’achever. S’ensuivra bientôt celle des barbecues. Un peu partout dans les organismes, la photocopieuse chauffe dans la perspective de l’édition des avis de régularisation de charges.


Cela conduit donc à nous interroger sur la question des charges locatives.

Comment définir le bon niveau de vos charges locatives et en maîtriser le coût ? Nous vous proposons ci-après les questions clés et les premiers leviers d’actions vous permettant d’aborder cette question. Bien entendu, si vous souhaitez creuser ensuite davantage ce sujet, nous sommes à votre disposition . Nous pouvons, à votre demande, vous adresser gracieusement notre questionnaire d’autodiagnostic de votre niveau de performance et de vos axes de progrès en matière de charges locatives.

 

croissance

L’enjeu en matière de charges locatives est simple : comment préserver la compétitivité de l’offre locative, en raisonnant sur le package global « loyer + charges » ?

Là où le bât blesse, c’est lorsqu’il faut s’atteler à la tâche de manière pratico-pratique, c’est-à-dire :
maîtriser les coûts pour limiter le poids des charges dans l’avis d’échéance,
répercuter les charges sur les locataires dans le respect d’une règlementation mouvante,
mettre en œuvre en interne une gestion proactive du processus, à la fois pour maîtriser le délai de régularisation, pour ajuster les provisions au plus proche de la réalité des charges, et aussi pour détecter au plus tôt des anomalies pouvant générer l’impayé chez le locataire.


Quelles difficultés constatées ? Quels sont vos leviers d’actions ?


Les difficultés sont donc nombreuses :

1) Difficultés face à la mouvance réglementaire

Le décret du 26 août 1987 recense la liste des charges locatives récupérables. Pour autant, de nombreuses évolutions ont depuis généré des impacts sur les modalités de récupération, et notamment :
les jurisprudences d’interprétation du décret : cas du taux de récupération des gardiens qui a fait l’objet d’un arrêt de la Cour de cassation du 27 septembre 2006.
les évolutions techniques à prendre en compte : cas de la télésurveillance des ascenseurs qui n’existait pas lors de la parution du décret de 1987, ou encore des nouvelles clauses obligatoires et des obligations nouvelles pour l'ascensoriste à compter du 30 septembre 2005 (qui doivent remplacer au fur et à mesure de leur échéance les anciens contrats régis par l'arrêté du 11 mars 1977).

cible

Nous constatons qu’il en résulte, chez les bailleurs, un questionnement nourri des équipes quant à la manière de réaliser leur travail. Elles s’interrogent sur les pratiques à adopter et sur les risques encourus si les règles de l’art ne sont pas respectées :
Exemples de questions concernant le quittancement et le niveau de récupérabilité des charges
> En matière d’entretien des ascenseurs, pourquoi le taux de récupération se porte parfois à 80 % alors qu’en théorie c’est 73 % ?
> Peut-on revenir sur une erreur de dépense a posteriori ? Si oui, dans quel délai ?
> Pourquoi une tâche non récupérable est parfois récupérée en fonction des agents ? Comment le justifier auprès des locataires ?
> Quand un locataire ou une association demande des justificatifs, faut-il tout lui montrer (ex : bulletin de salaire gardien) ? Que peut-on réglementairement refuser de lui produire ?
Exemples concernant le volet ressources humaines de vos équipes internes
> Quand un agent d’entretien d’immeuble ou gardien est remplacé, les charges sont-elles récupérables pour les 2 collaborateurs ? Si oui, comment le justifier ?
> Le métier d’agent d’entretien des espaces extérieurs est-il récupérable ? Et celui d’agent d’entretien d’immeuble ou de gardien en emploi avenir ?
> Quand un collaborateur est déclaré inapte, quelle est la part de récupération ?
> Si toutes les cuves sont enterrées et que le collaborateur n’a pas à assurer la sortie des containers, le taux de charges récupérables baisse-t-il ?

De manière globale, nous apportons à nos clients les réponses à ces questions.

2) Difficultés au niveau des achats récupérables

Cela concerne essentiellement les contrats d’entretien. Les deux principales difficultés que vous rencontrez sont :
la définition du juste besoin : comment atteindre l’équilibre de service attendu pour un prix acceptable ? Cette question est particulièrement importante pour vos contrats d’entretien ménager (qui, nous le constatons trop souvent, sont parfois achetés dans une logique de simplification extrême : au plus grand bénéfice de vos fournisseurs. Mais pas de vos locataires !)
le choix de la procédure de consultation : selon votre procédure (appel d’offre ouvert, dialogue compétitif), nous constatons, à coût global équivalent, des variations des charges importantes d’un contrat au suivant à l’échelle de la résidence (selon les ventilations proposées par le prestataire dans sa DPGF par exemple).

3) Difficultés au plan des outils informatiques

Les marges de progrès sont de plus en plus importantes :
la collecte d’informations s’automatise, notamment sur les dispositifs de télérelevage.
l’analyse devient possible, et nécessaire, en vue de détecter au plus tôt les fluctuations et les incohérences : fuite d’eau, pratique insensée du locataire, erreur de provision, envolée des prix de l’énergie, …
les difficultés peuvent à présent s’anticiper, avec la possibilité de facturer au réel, en temps … réel !
la prise en gestion de nouveaux groupes ou de groupes réhabilités thermiquement peut-être facilitée par les différents observatoires.
les conséquences sur les processus en aval (le recouvrement notamment) peuvent être réduites : mise en place de plan d’apurement automatique, gestion du prélèvement, …
Il subsiste néanmoins la difficulté de disposer de base de données exploitable via des saisies rigoureuses : provisionnement des factures non parvenues, délai réduit de saisie des factures reçues, …

clavier-touche


4) Difficulté au plan de l’organisation et des pratiques internes de gestion

Nous constatons, à travers tous nos projets d’optimisation des processus de régularisation de charges, que les organisations en place sont diverses et variées, du fait du faible nombre des effectifs directement mobilisés (à comparer aux tâches courantes : réclamations, état des lieux, mise en location, …). En outre, ce processus présente les difficultés suivantes :
l’animation obscure durant toute l’année des actions de saisie : le contrôle et la qualité des données saisies n’apparaîtront que plusieurs mois après.
la mobilisation et la sensibilisation de nombreux acteurs de l’entreprise : l’action de chacun d’eux peut avoir une conséquence sur la régularisation (gros travaux, réclamations locatives, suivi des contrats et abonnements, gardiennage, absentéisme, …).
la tentation :
> de délaisser cet aspect qui n’entre pas en compte dans le budget de gestion courante et qui n’impacte pas le compte de résultat (sauf pour les logements vacants),
> d’éviter le conflit avec le locataire au détriment du compte de résultat du bailleur.

Deux facteurs complémentaires tendent à complexifier le processus de gestion courante des charges, le processus d’optimisation de la récupérabilité et le processus de régularisation des charges :
⇒ Certaines des missions exercées en interne (agents d’entretien d’immeuble, de gérance de proximité, d’entretien des espaces extérieurs), mais pas toutes, sont récupérables auprès des locataires.
Les équipements et les contrats de maintenance associés se multiplient et se complexifient (interphonie téléphonique, ouverture automatique des garages, modes de chauffage alternatifs, …).


Nos prestations d’accompagnement des bailleurs sociaux autour des charges récupérables.


Nous pouvons vous aider à progresser sur les charges en deux temps :
dans un premier temps, nous vous adressons gratuitement, sur simple sollicitation de votre part, notre questionnaire d’autodiagnostic de votre niveau de performance et de vos axes de progrès en matière de charges locatives.
dans un second temps, nous pouvons vous aider à progresser sur les axes qui vous paraîtraient judicieux. A titre d’exemple :
> Mettre à jour les connaissances de vos équipes en matière de réglementation des charges récupérables, en cernant correctement les notions de charges locatives et de réparations locatives à la lecture des dernières réformes (sous la forme de formations entrant dans le budget concerné),
> Piloter l’évolution de vos outils informatiques sur la question des charges,
> Vous accompagner dans l’optimisation des achats et des dépenses récupérables,
> Mettre en place votre Observatoire des charges,
> Identifier, sur vos groupes ayant les plus gros montants de charges récupérables, les leviers de maîtrise ou de diminution de ces charges,
> Vous aider dans l’ajustement de votre organisation et de vos pratiques, notamment sur la question de l’organisme fantôme.


Exemples de missions menées :


Régie Immobilière de la Ville de Paris (52.000 logements) – Réflexion sur la maîtrise et la réduction des charges récupérables. Identification des 20 groupes les plus chargés et visite de sites pour établir un plan d’action ciblé de réduction des charges. Diagnostic de la performance actuelle sur les postes eau / énergie, entretien, autres charges. Qualification, chiffrage et hiérarchisation des leviers d’actions.
Dijon Habitat (9.500 logements) – Accompagnement à l’optimisation des coûts de nettoyage des parties communes. Définition des politiques différenciées de nettoyage selon les enjeux des différentes résidences.
Groupe Logement Français (80.400 logements) – Définition des conditions de mise en place d’un Observatoire des Charges permettant de réduire le pied de quittance : Identification des leviers d’actions dont dispose le bailleur pour maîtriser les charges (et notamment les charges récupérables) et pour mener des actions correctives. Choix d’un outil.
Calvados Habitat (18.000 logements) – Assistance pour la définition et l’organisation du processus de récupération des charges locatives. Amélioration de la qualité des régularisations (leviers organisationnels et informatiques). Fiabilisation du système de provisions. Définition du système d’observatoire des charges.
Alliade Habitat (31.100 logements) – Définition des politiques de nettoyage à mettre en place pour garantir la qualité des interventions et la satisfaction des locataires. Définition des engagements de qualité, des éléments de contrôles et des clauses de pénalités associées. Rédaction du CCTP de renouvellement des contrats de nettoyage.
Chambéry Alpes Habitat (7.000 logements) et Saiem de Chambéry (2.600 logements) – Accompagnement à l’optimisation du calcul, de la facturation et des régularisations des charges. Diagnostic 360°. Diagnostic de la part 'd'organisme fantôme' au sein des processus.


Comment progresser dans votre réflexion ?


Si la thématique de maîtrise et de gestion de vos charges récupérables fait partie de vos axes de préoccupations ou de réflexions actuels, n’hésitez pas à nous contacter. Nous aurons grand plaisir à échanger sur vos préoccupations. Vous trouverez également davantage d’informations en cliquant ici.


OLP-photo.jpg

Olivier PETRUCCI
Associé
06 72 12 93 87