Ces derniers temps, nous entendons parler sans cesse de grands concepts qui vous permettront de devenir l’entreprise 2.0 et d’entrer dans le XXIème siècle : digitalisation des activités, responsabilité sociétale des entreprises (RSE), Système de Management de la Qualité… autant de projets séduisants sur le papier mais qui dans les faits s’avèrent souvent complexes et peu mobilisateurs.
Dans le même temps, nous constatons chez vos confrères que les archives continuent de déborder, que les cahiers de signatures n’arrêtent pas de circuler, que le traitement des courriers entrants et sortants pourrait faire l’objet d’un service support à lui tout seul, que les réflexes de photocopier en double et « par sécurité » une facture ou une demande de logement sont toujours bien ancrés… bref, que le papier ne s’est jamais aussi bien porté.
Notre pragmatisme nous pousse alors à formuler l’hypothèse suivante : et si la suppression du papier était le cheval de Troie de la modernisation de vos activités ?
Extrait et (très) librement traduit du site internet DILBERT ©
A nos yeux, le flux papier est à la frontière d’enjeux réglementaires, économiques, sociétaux et stratégiques majeurs. Sa dématérialisation constitue un objectif simple et fédérateur sur lequel vous pouvez vous appuyer pour moderniser vos activités.
La suppression du papier : cheval de Troie pour moderniser vos activités ?
Pourquoi faut-il dématérialiser vos flux papiers ?
Nous avons identifié 4 bonnes raisons de dématérialiser vos flux papiers : 
Anticiper les contraintes réglementaires à venir. Ces dernières années, l’Etat s’est résolument engagé dans la dématérialisation,
> soit en imposant sa solution, c’est le cas de la demande de logement avec le Dossier unique, le Portail Grand Public, des échanges avec la CAF avec IDEAL, des dossiers d’agrément des opérations avec SPLS…
> soit en légiférant, c’est le cas des marchés publics, dont la publication et les réponses devront se faire demain par voie électronique ou des factures entrantes et sortantes qui devront transiter par le Chorus Portail Pro à partir du 1er janvier prochain (pour les offices publics). Et demain, quelles seront les prochaines obligations de dématérialiser ? Les avis d’échéance ? Les plans de vos bâtiments avec le BIM ? Les bulletins de paie ?
Faire la chasse au gaspillage et gagner en temps, en argent et en fiabilité. Le recours au papier est synonyme :
> de temps de traitement (imprimer, photocopier, transmettre aux équipes concernées, relancer les équipes concernées, signer, envoyer, archiver, rechercher, …),
> de perte d’information (les informations contenues sur un document papier ne sont accessibles qu’à la personne qui connaît son existence et son emplacement),
> de manque de fiabilité des informations (les informations contenues sur un document papier ne peuvent être vérifiées que par la personne qui les a inscrites),
Mettre en place une politique RSE ambitieuse. Alléger le papier symbolise parfaitement la recherche de l’efficacité (faire mieux avec moins) sur les 3 branches de la RSE :
> économique : supprimer les tâches chronophages donc coûteuses, réduire les coûts liés aux acquisitions massives de papiers et d’imprimantes,
> sociale : améliorer les conditions de travail des collaborateurs,
> et écologique : réduire la consommation de papier, d’imprimantes et d’encre.
Garder la main sur vos activités. Si vous ne modernisez pas vos activités et continuez à gérer vos informations clés sur papier, d’autres acteurs 100% numériques risquent de le faire à votre place et, petit à petit, maîtriser vos données et grignoter vos activités cœurs de métier. A quand un prestataire qui vous imposera son modèle de bons de commande ou qui vous facturera le reporting de ses activités ?
Les solutions techniques (LAD, GED, Workflow, Extranet…) sont maintenant matures et compétitives et permettent de garder le contrôle des données numériques.
Quelles sont les technologies existantes sur le marché actuellement ?
Les solutions supports à la dématérialisation sont aujourd’hui matures et compétitives. Nous pouvons distinguer cinq grandes familles d’outils : La Lecture Automatique des Documents (LAD) : elle permet de numériser et vidéo-coder automatiquement vos documents papiers entrants (factures, courriers, demande de logement, enquête SLS…) et ainsi d’économiser un temps précieux. Le workflow : il permet d’organiser et de suivre informatiquement chacune des étapes de vos procédures métiers (courriers, facturation, impayés, réclamations, entrées dans les lieux…). En associant à chaque étape un responsable, un jalon, des documents numériques… le workflow prend la place des transmissions de dossiers papiers, des coups de téléphone pour savoir où en est telle ou telle tâche, des oublis / pertes de document sous une pile… et permet donc un gain de temps, de confort et de fiabilité très précieux. L’extranet : il permet de structurer la relation avec vos partenaires (demandeurs de logements, locataires, fournisseurs…) et de supprimer l’ensemble des échanges papiers/mails qui prévalaient jusqu’à aujourd’hui. La GED : elle permet d’organiser, de gérer et d’archiver l’ensemble des documents numériques de votre organisation. Les solutions professionnelles d’archivage : elles permettent de structurer et de rationnaliser l’archivage papier obligatoire (contraintes comptables, CNIL…) et ainsi de disposer d’une vision précise et à jour des documents archivés, de leur emplacement, de leur durée de vie, du respect CNIL et d’optimiser les espaces et la logistique nécessaires à l’archivage d’un volume croissant de papiers.
Beaucoup d’entre vous se sont engagés ces dernières années dans ces technologies. Mais par quoi commencer, la technologie ou les processus métiers ? Les flux internes ou les flux avec les partenaires ? La contrainte règlementaire ou l’opportunité interne ? Et pour quels gains réels ?
Alors par quoi commencer ?
Selon votre contexte et les résultats que vous recherchez, il existe selon nous deux manières d’avancer sur le sujet et sur lesquelles nous pouvons vous accompagner.
Partir de vos flux papier actuels et faire la chasse au gaspillage
Cette première approche permet de répondre aux questions suivantes et, in fine, de poser votre stratégie de dématérialisation :
Quelle est la réalité des flux papiers au sein de vos différents services ?
> Quels process métiers sont particulièrement consommateurs de papier ? Et dans quelle volumétrie ?
> Quels sont les coûts induits de cette consommation, notamment en temps de travail ?
> Quels sont les process métiers pour lesquels les gains d’efficience opérationnelle d’une dématérialisation sont les plus évidents ?
> En quoi votre organisation et votre système d’information sont-ils un frein, ou non, à la dématérialisation ?
Notre accompagnement : dresser une cartographie précise de vos flux papiers actuels, …
Nous nous entretenons avec vos équipes opérationnelles et décrivons avec elles le cycle de vie de la chaîne papier structurant vos process métiers : qui le produit, qui le complète, qui l’utilise, qui l’archive, qui le recherche … et bien sûr combien de temps cela vous prend-il ?
Les principales chaînes papiers : courriers entrants, demandes de logement, bons de commande, facturation, dossier locataire, avis d’échéance, archives techniques du patrimoine (cadastre, plan, diagnostics…), payes, …
Que peut-on améliorer, à très court terme, pour réduire ces flux papiers ?
L’usage du papier est parfois une habitude dont on ne connaît plus trop la raison. Dès qu’un collaborateur dit « parce qu’on a toujours fait comme ça », il faut entendre « il y a certainement possibilité de faire autrement sans papier ».
> Quelles sont les améliorations pratico-pratiques que l’on peut mettre en place immédiatement pour diminuer les quantités de papier et offrir ainsi autant de petites victoires sur le gaspillage ?
> Que représente cet « organisme fantôme » qui pollue vos fonctionnements quotidiens ?
Notre accompagnement : délimiter progressivement le périmètre d’application des projets de dématérialisation
Nous vous assistons dans le détourage du champ d’application des outils permettant la dématérialisation de ces flux (LAD, GED, workflow, extranet…). Cette étape nécessite une approche pragmatique et contextualisée.
Pour ce faire, nous procédons à un filtrage progressif et en entonnoir des tâches candidates à une dématérialisation :
> exclusion des domaines d’activité non pertinents,
> exclusion des tâches non éligibles au crible d’une matrice décisionnelle mesurant les plus-values et les risques techniques, organisationnels, financiers, opérationnels et réglementaires d’une dématérialisation,
> travail collectif d’identification du périmètre cible au regard de vos problématiques et de vos enjeux internes.Nous vous assistons dans le détourage du champ d’application des outils permettant la dématérialisation de ces flux (LAD, GED, workflow, extranet…).
A moyen-terme, quelle doit être votre stratégie organisationnelle et informatique pour se rapprocher du « zéro papier » ?
L’intégration d’outils de dématérialisation constitue une opportunité de gains d’efficience opérationnelle pour vos équipes, mais les bonnes questions doivent être posées avant d’imposer un changement majeur dans leurs habitudes de travail :
> Quelles sont les tâches chronophages qui constituent une cible potentielle pour le déploiement d’une GED ou d’une LAD ?
> Ces tâches présentent-elles une volumétrie suffisante pour justifier l’intégration de tels moyens informatiques ?
> L’intégration d’outils de GED et de LAD est-elle crédible dans les processus de vos domaines d’activité ? Est-elle envisageable techniquement ?
Notre accompagnement : inscrire ces projets dans une stratégie pluriannuelle de dématérialisation
Nous identifions avec vos équipes les différentes dimensions et leviers d’action de votre stratégie de dématérialisation :
> les « petites victoires », qui permettront par des actions simples et peu impactantes de réduire le gaspillage papier que chacun réalise sans même s’en rendre compte,
> les actions d’améliorations qui pourront s’inscrire dans le cadre organisationnel et informatique actuel, c’est-à-dire pouvant s’appuyer sur les capacités de dématérialisation des vos outils informatiques actuels,
> les actions d’amélioration qui devront passer par la mise en place de solution informatiques nouvelles.
Nous avons récemment accompagné les bailleurs suivants sur ce sujet (et plus largement sur le sujet de « l’organisme fantôme ») : Dijon Habitat, Opac 43, Régie Immobilière de la Ville de Paris, Brennus Habitat, Reims Habitat, Creusalis, Domofrance, Logévie, Clairsienne, Dom’aulim, Habitelem, Foyer de la Gironde, Société Lorraine d’Habitat.
Partir de votre système d’information et dématérialiser vos activités
Quelles est ma stratégie de dématérialisation (ou digitalisation) de mes activités ?
> Quelles sont les possibilités réalistes d’évolution de mon système d’information ?
> Comment conserver la cohérence et la transversalité de mes solutions de dématérialisation quand les projets et les solutions se multiplient ?
> Doit-on se développer autour du progiciel métier, mais ainsi devoir s’adapter au rythme de développement et de commercialisation de son éditeur et installer des nouveaux modules au fil de leur livraison ?
> Ou bien doit-on mettre en place des outils spécialisés et très performants dans son domaine, mais au risque que le système d’information devienne « multi-polaire » et difficile à maintenir ?
Notre accompagnement :
Nous menons un audit flash de votre système d’information et définissons les moyens et projets numériques à déployer ces prochaines années.
Une fois mon projet de dématérialisation en tête, comment m’y prendre ?
Il est avant tout nécessaire de cadrer le périmètre de votre projet de dématérialisation et d’identifier précisément les plus-values attendues. Ce qui n’apparaît pas toujours aussi simple que cela…
Cas pratique appliqué à la dématérialisation des commandes et des factures, qui nous paraît particulièrement opportun. Il s’agit en effet d’un projet vous permettant :
> Si vous êtes un Office Public de l’Habitat, de répondre aux obligations de la loi dite « CHORUS », qui prévoit à partir du 01 janvier 2017 la généralisation progressive de l’usage de factures électroniques entre les acheteurs publics et leurs fournisseurs, en émission comme en réception,
> de supprimer l’une des chaînes de traitement la plus lourde et chronophage de votre organisme.
Selon votre niveau et les possibilités de votre SI, ce projet peut ainsi être mené de plusieurs façons :
> Alimenter la plateforme CHORUS PORTAIL PRO : cette solution, à première vue simple, permet de respecter votre contrainte de dématérialisation des factures. Pour autant, il n’y a aucune plus-value métier à la clef et un risque non-négligeable d’alourdir et de complexifier votre chaîne de facturation.
> Mettre en place un système de lecture automatique de document : cette solution permet de réduire de façon impressionnante le temps de saisie d’une facture papier à quelques secondes… et donc de gagner considérablement en efficacité. Pour autant, les coûts d’achat et de mise en place sont équivalents aux coûts d’achat et de mise en place d’un extranet fournisseurs qui, lui, permet de dématérialiser la facture à sa source et de supprimer définitivement le papier. Alors quelle solution privilégier ?
Notre accompagnement :
Nous vous assistons à chacune des étapes clés de dématérialisation de votre activité :
> Cadrage du périmètre de votre projet en comparant les coûts d’achat et de mise en place et les gains attendus
> Refonte des procédures de gestion et traduction en logigramme exploitable,
> Benchmark des solutions du marché,
> Rédaction de votre DCE (CCTP et pièces administratives),
> Assistance au choix et à la mise en place de l’outil informatique (Solution d’archivage, LAD/GED, Workflow, Extranet Fournisseurs),
> Assistance à maîtrise d’ouvrage du déploiement de la (les) solution(s).
Nous avons récemment accompagné les bailleurs suivants sur ce sujet : Maisons&Cités et Habitat Marseille Provence (sur la dématérialisation des plans), Silène et Ophis du Puy-de-Dôme (sur la dématérialisation des factures), Partenord Habitat (sur la dématérialisation des avis d’échéance), Chambéry Alpes Habitat et SAIEM de Chambéry (sur la dématérialisation des demandes de logements et des dossiers locataires), OPH du Jura et OPH de la Meuse (sur la dématérialisation des documents internes).
Nous sommes à votre disposition pour réfléchir à vos côtés sur les enjeux de suppression des flux papiers.